Pytanie

W 2016 r. instytucja otrzymała 20 000 zł dotacji celowej na rozbudowę budynku użyczonego przez organizatora na podstawie umowy. Wpływ dotacji zaksięgowano na koncie 740 „Dotacje”. Po zakończeniu inwestycji w grudniu 2016 r. instytucja na podstawie dokumentu Przyjęcie towaru (PT) przekazała zwiększenie środka trwałego gminie i dokonano następujących księgowań:

  • Wn 800 „Fundusz instytucji kultury”,
  • Ma 011 „Środki trwałe”.

To był błąd. Wykryto go już po zamknięciu ksiąg rachunkowych za 2016 r., ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.
Jak naprawić błąd?
Czy w związku z tym należy skorygować bilans i informację dodatkową, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie roczne do GUS F-02/dk o finansach instytucji kultury za rok 2016?

Każdy błąd wykryty w księgach rachunkowych instytucji kultury trzeba skorygować.

Wyjaśnienie

W przedstawionym w pytaniu przypadku, oprócz korekty przekazania poniesionych nakładów w obcym środku trwałym, trzeba też skorygować księgowania dotyczące wpływu dotacji. Dotację na zakup lub budowę środka trwałego, który będzie amortyzowany, ujmuje się na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów (art. 41 ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości).

A zatem dotację otrzymaną na rozbudowę budynku należało ująć w księgach rachunkowych zapisem:

  • Wn 131 „Rachunek bankowy”,
  • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Błąd wykryto po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2016 r., ale przed jego zatwierdzeniem, a zatem na to, w którym roku obrotowym instytucja kultury powinna skorygować błędy, ma wpływ ocena jego istotności. Uznanie błędu za istotny, powoduje konieczność korekty jego skutków w księgach tego roku obrotowego, w którym błąd ten wystąpił, i odpowiedniej zmiany sprawozdania finansowego za ten rok (art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

W takim przypadku należy w księgach roku 2016 dokonać odpowiednich korekt, czyli wprowadzić zapisy:

  1. Korekta wpływu dotacji:
    • Wn 740 „Dotacje”,
    • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
  2. Korekta przyjęcia środka trwałego:
    • Wn 011 „Środki trwałe” (analitycznie: „Inwestycje w obcym środku trwałym”),
    • Ma 800 „Fundusz instytucji kultury”.

Jeśli środek trwały podlega amortyzacji, a tak będzie w tym przypadku, to ją także trzeba naliczyć i zaewidencjonować.

Oczywiście po wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych 2016 r. (jeśli dokonano już ich zamknięcia, to należy je otworzyć) korekt, trzeba sporządzić ponownie sprawozdanie finansowe (w nagłówku dodając słowo «korekta») i przekazać je do organizatora i urzędu skarbowego. Proszę także pamiętać o zmianie zeznania podatkowego CIT-8.

Korektę sprawozdań statystycznych, w tym przypadku F02 i F03, najlepiej uzgodnić z GUS.

Kontakty do osób odpowiedzialnych dla każdego województwa znajdują się na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 19 lipca 2016 r. poz. 1047; ost. zm. Dz.U. z 6 czerwca 2017 r. poz. 1089)