Pytanie

Kasę w bibliotece prowadzi główny księgowy, który pracuje na ¼ etatu. Wpłaty do kasy zdarzają się tylko przy pobieraniu środków z banku lub jednorazowo jako wpłaty od czytelników — dary na rzecz biblioteki. Natomiast wypłaty to głównie rozliczenia delegacji lub pojedyncze zakupy. Wtedy na fakturach przybijana jest pieczątka o treści:
„Kwituję odbiór gotówki … (słownie) … (dnia) … (podpis) …”.
Czy można wycofać (zlikwidować) taką ewidencję?
Czy biblioteka ma obowiązek prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania (KP, KW, druków inwentaryzacyjnych)?

Ze względu na to, że druki ścisłego zarachowania w księgowości dają bezpośredni dostęp do składników majątkowych instytucji kultury, powinny być objęte ścisłą kontrolą zużycia. Dlatego biblioteka nie może zrezygnować ze stosowania druków ścisłego zarachowania. Ma jednak dowolność w ich określeniu i stosowaniu.

Wyjaśnienie

Rodzaje i zasady stosowania dokumentów, które są drukami ścisłego zarachowania, powinien określić dyrektor instytucji kultury. Szczegółowe zasady gospodarką drukami ścisłego zarachowania trzeba uregulować np. w instrukcji ewidencji druków ścisłego zarachowania. Gospodarka drukami musi być odpowiednio unormowana w przepisach wewnętrznych, aby zapobiec ewentualnym nadużyciom wynikającym z możliwości wykorzystania druków.

Dodatkowo należy pamiętać, że instytucja kultury ma obowiązek opracowania i wdrożenia procedur, instrukcji i mechanizmów składających się na system kontroli wewnętrznej (art. 68 i 69 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych). Jednym z elementów kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, w ramach której funkcjonują rozwiązania w zakresie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Żadne przepisy nie precyzują, które z dokumentów należy zaliczyć do druków ścisłego zarachowania, a także nie normują sposobu ich ochrony. Dlatego każda instytucja kultury powinna samodzielnie określić rodzaje druków, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki ścisłego zarachowania, oraz unormować zasady ich ewidencji i kontroli w przepisach wewnętrznych, wprowadzonych zarządzeniem dyrektora instytucji kultury.

W praktyce operacje gotówkowe dokumentuje się zazwyczaj za pomocą:

  • raportów kasowych RK,
  • dowodów wpłat „Kasa przyjmie” — KP,
  • dowodów wypłat „Kasa wypłaci” — KW.

Proszę pamiętać, że dokumenty kasowe muszą spełniać wymogi dokumentów księgowych (art. 21 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości), gdyż tylko wtedy mogą być podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Faktura przedstawiona przez pracownika może być podstawą do zwrotu kosztów, przy czym, moim zdaniem, zasadne jest wystawienie dokumentu KW.

Druki stosowane w operacjach kasowych zalicza się do druków ścisłego zarachowania i należy prowadzić ich ewidencję oraz je inwentaryzować.

Proszę zwrócić uwagę na problem łączenia stanowiska głównego księgowego z funkcją kasjera. Ze względu na to, że główny księgowy ma obowiązek kontroli nad procesami finansowymi w instytucji kultury, a w szczególności z właściwym zabezpieczeniem i kontrolą kasy, jedna osoba nie powinna sprawować funkcji głównego księgowego i kasjera. Taka sytuacja może doprowadzić do tego, że obowiązki głównego księgowego w zakresie kontroli i nadzoru (art. 54 ustawy o finansach publicznych) byłyby niemożliwe do wykonania. Poza tym połączenie tych funkcji mogłoby zrodzić możliwości nadużyć lub podejrzenia o defraudację. Dlatego też funkcję kasjera dyrektor instytucji kultury powinien powierzyć innemu pracownikowi.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 5 sierpnia 2013 r. poz. 885; ost. zm. Dz.U. z 17 lutego 2016 r. poz. 195)
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330; ost. zm. Dz.U. z 18 listopada 2015 r. poz. 1893)