Pytanie

Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury (MGOK) podpisał umowę partnerską na realizację projektu. Umowę główną zawarł lider projektu z Narodowym Centrum Kultury, a MGOK jest jednym z wielu partnerów tego projektu. Wszyscy partnerzy współrealizują projekt. Z umowy partnerskiej wynika między innymi, że:

  1. środkami finansowymi przekazanymi przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego będzie dysponował lider partnerstwa i zobowiązuje się wydatkować je zgodnie z założonym budżetem projektu;
  2. partnerzy zobowiązują się do przekazania środków finansowych na konto lidera. Środki te będą stanowiły wkład własny ujęty w budżecie projektu jako inne źródła finansowania;
  3. ze środków stanowiących wkład własny do projektu sfinansowane zostaną koszty związane z dojazdami animatorów na warsztaty, noclegi i wyżywienie, projekt i druk plakatów.

Zgodnie z zawartą umową MGOK przekazał na konto lidera projektu środki finansowe. W jaki sposób ująć przekazane środki w księgach?

Lider projektu odpowiada za prawidłowość rozliczeń z partnerami. Rozliczenia pomiędzy partnerami a liderem odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Dokumenty powinny być przekazywane w terminie określonym w umowie partnerskiej. Jeżeli partnerzy nie dochowają tego terminu, dokumenty księgowe mogą być rozliczone w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Wyjaśnienie

Z pytania nie wynika, czy lider będzie płatnikiem a partnerzy odbiorcami usług, czy też partnerzy są płatnikami i odbiorcami. W tym drugim przypadku lider powinien rozdysponować zaliczkę lub refundować partnerom poniesione i udokumentowane koszty bezpośrednimi przelewami na ich konta.

Moim zdaniem przekazane zgodnie z umową na konto lidera środki można ująć w księgach rachunkowych zapisem:

  • Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analitycznie: „Rozrachunki z liderem projektu”),
  • Ma 130 „Rachunek bankowy”.

Przy czym warto pamiętać, że rozliczenie na podstawie otrzymanych od lidera dokumentów spowoduje rozliczenie konta 240 oraz obciążenie odpowiedniego konta kosztowego.