Pytanie

Organizator przekazał instytucji kultury środki trwałe w nieodpłatne użytkowanie. Są one zaksięgowane na kontach bilansowych instytucji kultury, która również je amortyzuje. Z kolei organizator ewidencjonuje te środki trwałe na kontach pozabilansowych.
Jak inwentaryzować środki trwałe będące własnością organizatora: co roku, traktując je jako składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzonych do używania (na podstawie art. 26 ust. 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości), czy też raz na 4 lata, pamiętając, iż są one na kontach bilansowych jednostki (na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości)?

Obce środki trwałe instytucja kultury powinna inwentaryzować na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wyjaśnienie

Znajdujące się w instytucji kultury składniki aktywów (środki trwałe, pozostałe środki trwałe, materiały, towary), które nie są jej własnością, powinny być objęte inwentaryzacją w drodze spisu z natury.

Natomiast właścicieli tych składników należy powiadomić o wynikach spisu (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

W praktyce obowiązek inwentaryzacji aktywów obcych instytucje kultury realizują najczęściej poprzez spisanie takich składników na odrębnych arkuszach spisu z natury (w podziale według poszczególnych właścicieli).

Szczegółowy sposób postępowania w tym zakresie i rodzaj stosowanych dokumentów należy określić w polityce rachunkowości instytucji kultury (art. 10 ustawy o rachunkowości) — np. w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Z istoty umów użytkowania (art. 252 i n. Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny) wynika, że przekazane na ich podstawie składniki majątku nadal pozostają własnością właściciela — w tym przypadku organizatora. Umowa ta nie powoduje utraty kontroli nad przekazywanymi na jej podstawie składnikami majątku.

Moim zdaniem nie ma podstaw do wykazywania w ewidencji bilansowej środków trwałych przekazanych instytucji kultury przez organizatora do nieodpłatnego użytkowania. Powinny one figurować wyłącznie w ewidencji pozabilansowej instytucji kultury oraz pozostać w ewidencji księgowej organizatora.

Środki trwałe można by ująć w ewidencji środków trwałych instytucji kultury w przypadku zmiany umowy nieodpłatnego użytkowania na umowę leasingu finansowego lub gdy organizator przekaże składniki majątkowe na jej własność.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 19 lipca 2016 r. poz. 1047; ost. zm. Dz.U. z 14 kwietnia 2017 r. poz. 791)
  • Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2 marca 2017 r. poz. 459)