Pytanie

W czterech filiach biblioteki pracuje 4 bibliotekarzy, główny księgowy i dyrektor. Dyrektor powołuje 4-dwuosobowe zespoły spisowe do przeprowadzenia spisu z natury. Nie ma komisji inwentaryzacyjnej ani jej przewodniczącego. Z zalecenia pokontrolnego wynika, że dyrektor biblioteki powinien dostosować instrukcję inwentaryzacyjną do liczby zatrudnionych w niej osób.
Czy można w związku z tym zrezygnować z przewodniczącego komisji, a podział kluczowych obowiązków zaplanować tak, że np. dyrektor wydaje arkusze spisowe zespołom spisowym, zespoły spisowe przekazują je po inwentaryzacji głównemu księgowemu, a ten wycenia składniki majątkowe i ewentualne rozbieżności?

W małych instytucjach kultury wystarczy, aby dyrektor wydał na piśmie decyzję, w której ustali przedmiot spisu, dzień, na który dokonuje się spisu, datę jego przeprowadzenia oraz osoby spisujące.

Wyjaśnienie

Dyrektor instytucji kultury jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej kierowanej przez siebie instytucji (art. 53 ust. 1 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych). Ponadto kierownik instytucji kultury ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych Ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), w tym za przeprowadzenie inwentaryzacji (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Przypominam, że dyrektor odpowiada za inwentaryzację również w przypadku powierzenia tego zadania innej osobie (np. głównemu księgowemu, księgowemu), za jej zgodą. Nie wyłącza to jednak odpowiedzialności innych osób za nieprawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.

Ustawa o rachunkowości określa tylko w sposób ogólny wymagania dotyczące częstotliwości, metod i terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Jednocześnie każda instytucja kultury musi ustalić własne szczegółowe regulacje, uwzględniające specyfikę jej działalności.

Proszę zwrócić uwagę, że ustawa o rachunkowości nie wymaga powołania komisji inwentaryzacyjnej ani jej przewodniczącego. A zatem tworząc instrukcję dla instytucji zatrudniającej niewielką liczbę pracowników, trzeba ją dopasować do jej specyfiki. Moim zdaniem, można podzielić kluczowe obowiązki inwentaryzacyjne w sposób opisany w pytaniu. Najważniejsze, aby instrukcja inwentaryzacyjna miała formę pisemną.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330; ost. zm. Dz.U. z 18 listopada 2015 r. poz. 1893)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 5 sierpnia 2013 r. poz. 885; ost. zm. Dz.U. z 17 lutego 2016 r. poz. 195)