Autor:

  • Streszczenie projektu jest jednym z najważniejszych elementów wniosku o dotację — od niego zależy, czy komisja konkursowa zainteresuje się projektem
  • Szanse mają te projekty, które są ściśle związane z celami statutowymi organizacji oraz wyraźnie wskazują, że realizują cele sponsora wskazane w regulaminie konkursu
  • Budżet projektu trzeba obliczać na podstawie cen brutto obowiązujących na rynku, nie ma sensu ich zawyżać, bo coraz częściej sponsorzy zwracają uwagę gospodarność

Chociaż każdy sponsor ma inne formularze wniosków o dotacje, jednak wszystkie z nich wymagają od instytucji kultury jako wnioskodawcy podania identycznych informacji. Niektórzy sponsorzy oczekują jedynie odpowiedzi na zadane pytania, jednak coraz częściej formularze należy wypełniać elektronicznie ściśle według poleceń zawartych w instrukcji. Jak to zrobić, aby uniknąć błędów i poprawek? Oto kilka wskazówek.

Uwaga!
Przed rozpoczęciem wypełniania formularzy trzeba koniecznie bardzo starannie przeczytać regulamin dotyczący konkretnego konkursu.

Przedstawienie się

Pierwsza część wniosku o dotację dostarcza sponsorowi podstawowych informacji o instytucji aplikującej o wsparcie finansowe. Dzięki odpowiednio wypełnionym rubrykom potencjalny sponsor dowie się:

  • Jaka jest osobowość prawna wnioskującego — często należy to poświadczyć dołączeniem odpowiedniego dokumentu (np. statutu);
  • W jaki sposób i z kim można się kontaktować w związku z projektem. Znajdą się tu bowiem adresy, numery telefonów, adres poczty elektronicznej, strony WWW i nazwisko koordynatora projektu;
  • Czy instytucja ma doświadczenie w realizacji podobnych projektów — należy się w tej części „pochwalić” dotychczasową działalnością;
  • Jakie są możliwości materialne instytucji — czyli informacje o posiadanym lokalu, sprzęcie, wyposażeniu, itp. oraz osobowe — czy jej zespół jest w stanie projekt zrealizować.

Streszczenie projektu

Streszczenie projektu jest jednym z najważniejszych elementów wniosku o dotację. Sponsor często wyznacza objętość streszczenia, np. 15 linijek tekstu — mając na uwadze te ograniczenia trzeba zaprezentować projekt tak, aby od samego początku zainteresować nim sponsora.

To streszczenie decyduje, czy komisja będzie chciała projekt instytucji czytać dalej. Warto się postarać, aby nie musiała się nad tym zastanawiać!

Opisanie problemu, który instytucja chce rozwiązać

Ta część wniosku jest miejscem, w którym instytucja powinna pokazać sponsorowi, że jej projekt jest potrzebny, zgodny z jego priorytetami, a także wpisuje się w jej działalność statutową. Tutaj należy uwzględnić następujące informacje:

  • Opis środowiska, w którym działa instytucja. Warto przy tym podkreślić problemy, z jakimi boryka się społeczność lokalna (np. niedostateczny dostęp do edukacji kulturalnej; posiadanie wyjątkowych tradycji, ale brak funduszy na ich ochronę). Ważne, aby opisane problemy były ściśle zgodne z celami projektu instytucji oraz celami, które chce zrealizować sponsor. Problemem na przykład może być ograniczony dostęp do edukacji artystycznej młodzieży z obszarów wiejskich;
  • Opis adresatów projektu, czyli osób, do których instytucja chce skierować projekt. Jednocześnie w tym miejscu należy pokazać, jakie korzyści przyniesie im udział w projekcie; np. odbiorcą może być młodzież gimnazjalna, której kreatywność instytucja chce rozwinąć poprzez projekt.

Określenie celów projektu

Rubryka dotycząca celów projektu jest miejscem, w którym należy opisać cel projektu. Najważniejsze, aby wskazywane przez instytucję cele:

  • wynikały bezpośrednio z opisu sytuacji przedstawionej w części dotyczącej problemu;
  • były ściśle związane z celami statutowymi organizacji;
  • wyraźnie wskazywały, że realizują cele sponsora wskazane w regulaminie konkursu;
  • były opisane precyzyjnie — tak, aby od razu było wiadomo, o co chodzi pomysłodawcom projektu.

Opisanie działań

Część dotycząca opisu działań w ramach projektu jest najobszerniejszą częścią wniosku o dotację. Opis działań musi być tak sformułowany, aby:

  • przekonał sponsora, że instytucja dokładnie wie, w jaki sposób zrealizować założone cele;
  • działania logicznie z siebie wynikały. Najlepiej przedstawiać je w kolejności chronologicznej, w jakiej będą realizowane, zaczynając od tych, które będą trwały przez cały okres projektu (np. zarządzanie projektem czy promocja);
  • wskazać, kto będzie odpowiedzialny za ich realizację, np. za zarządzanie projektem odpowiadał będzie koordynator;
  • dawał się dokładnie policzyć finansowo — każde działanie w opisie musi znajdować odzwierciedlenie w budżecie;
  • był zbieżny z harmonogramem.

W regulaminie konkursu może znaleźć się również dodatkowa prośba o dołączenie w formie załącznika programów i scenariuszy planowanych warsztatów, przestawień, spotkań.

Ustalenie harmonogramu

Harmonogram to jest najczęściej tabela składająca się z trzech kolumn:

  • Termin — nie w postaci konkretnej daty, lecz przestrzeni czasowej, w której działanie zostanie zrealizowane (np. w pierwszym i drugim miesiącu projektu);
  • Działanie — nazwa każdego działania musi być identyczna z tą, która występuje w „opisie działań”;
  • Instytucja odpowiedzialna — czyli kto dane zadanie będzie realizował — jest to szczególnie ważne, gdy w projekt zaangażowanych jest kilku partnerów.

Uwaga!
Sponsor często w regulaminie konkursu określa ramy czasowe, w których projekt powinien być zrealizowany.

Planowanie oceny rezultatów

Sponsor oczekuje, że wnioskodawca udowodni, że zrealizował założone cele. Informacje te należy wpisać w formularzu wniosku. Najpopularniejszą techniką ewaluacji jest ankieta rozdawana wśród uczestników. Podstawą do oceny może być także frekwencja w działaniach — tutaj należy określić, jaka frekwencja zadowoli instytucję, np. że w warsztatach teatralnych weźmie udział 25 osób. Zweryfikowane to zostanie na podstawie list obecności. Ważny z punktu widzenia sponsora jest też oddźwięk medialny — warto więc np. wskazać, że informacje o projekcie instytucji ukażą się w lokalnych mediach. Do sprawozdania końcowego załącza się następnie odpowiednie wycinki prasowe.

I na koniec… obliczenie budżetu

Każdy sponsor dostarcza własne instrukcje dotyczące sporządzania budżetu projektu. Niemniej jednak konstruując go, warto pamiętać, że:

  • niemal żaden sponsor nie zechce sfinansować wszystkich kosztów projektu — każdy będzie wymagał wykazania, że projekt ma dodatkowe źródła finansowania (np. środki własne, sponsorzy prywatni, środki z gminy);
  • wkład własny, czyli informacja o środkach zapewnianych przez instytucję do realizacji projektu, niekoniecznie musi być finansowy, często może być to praca wolontariuszy lub tzw. wkład rzeczowy, czyli np. udostępnienie sal lub sprzętu do realizacji projektu;
  • z reguły w regulaminie konkursu sponsor wyraźnie określa, jakich kosztów nie pokrywa. Często wyraźnie jest określona procentowo kwota, którą można przeznaczyć na obsługę administracyjną projektu, czasem wyraźnie się zaznacza, że administracji się nie finansuje;
  • budżet trzeba obliczać na podstawie cen brutto obowiązujących na rynku;

Nie ma sensu sztucznie zwiększać kosztów, przewidując, że „i tak utną” — coraz większa grupa sponsorów analizuje budżet przede wszystkim pod względem gospodarności.

I na koniec jeszcze kilka praktycznych wskazówek, o których warto pamiętać, aby odnieść sukces:

  • wniosek trzeba pisać na właściwym formularzu;
  • warto pilnować każdego szczegółu wskazanego w regulaminie konkursu — zwłaszcza w takich drobiazgach jak sposób oznaczania wniosku, liczba wymaganych kopii czy podpisów;
  • trzeba ściśle trzymać się wyznaczonych terminów aplikacji;
  • koniecznie odpowiadać na wszystkie pytania formularza, jeśli jakiś punkt nie dotyczy instytucji, trzeba zamieścić w nim formułkę „nie dotyczy”;
  • dołączyć wszystkie wymagane załączniki.