Pytanie

Muzeum w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego realizuje projekt, który polega na adaptacji drewnianego zabytkowego budynku do celów wystawienniczych. W ramach projektu prowadzone były prace budowlane polegające m.in. na przebudowie wnętrza budynku, doprowadzeniu ogrzewania, budowie instalacji sanitarnej, zamontowaniu klimatyzacji i wentylacji (prace te zostały zakończone). Ponadto projekt obejmuje wyposażenie budynku w gabloty wystawiennicze i sprzęt multimedialny.
Projekt zakończono w połowie marca 2013 r. Modernizowany budynek wpisano do księgi inwentarzowej muzealiów, nie jest zatem wprowadzony do ewidencji środków trwałych i nie podlega amortyzacji. Jego wartość po denominacji wynosi 1 zł. Inwestycja jest finansowana w 70% ze środków RPO, pozostałe 30% stanowi dotacja pozyskana od organizatora oraz przychody własne.
W jaki sposób zaksięgować środki pozyskane na adaptację z RPO oraz od organizatora? Czy środki te zwiększają konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” i czy trzeba je przeksięgować na konto „Fundusz instytucji kultury”? Czy nakłady inwestycyjne zgromadzone na koncie „Środki trwałe w budowie” powinny być przeksięgowane na konto księgowe „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”? Czy powinno to nastąpić po zakończeniu prac budowlanych, czy też pod datą zakończenia projektu? Czy muzeum może zwiększać wartość obiektu drewnianego wpisanego do księgi inwentarzowej muzealiów?

Muzealiami są rzeczy ruchome i nieruchomości stanowiące własność muzeum i wpisane do inwentarza muzealiów (art. 21 ust. 1 Ustawy z 21 listopada 1996 r. o muzeach). Zwracam uwagę, że wpisanie zabytkowego budynku do inwentarza nie zwalnia muzeum z obowiązku ujęcia go w księgach rachunkowych, nawet jeśli jego wartość jest niewielka.

Wyjaśnienie

Muzeum zobowiązane jest stosować przyjętą politykę rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości). Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości). A zatem, brak ujęcia zabytku w księgach rachunkowych może być uznane za nierzetelność ksiąg rachunkowych.

Zabytkowy budynek będący własnością muzeum, który został zakwalifikowany jako eksponat muzealny lub dzieło sztuki, trzeba zaksięgować na koncie 016 „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”. Warto zwrócić uwagę, że zabytkowy budynek ujęty na koncie 016 jest środkiem trwałym, a zatem stosuje się do niego przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące zmiany wartości początkowej.

Ulepszenie środka trwałego polega na rozbudowie, przebudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powoduje, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową (art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dlatego, moim zdaniem, modernizacja zabytkowego budynku zwiększy jego wartość początkową. Środki z dotacji przeznaczone na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, muzeum ewidencjonuje przez konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” (art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Stopniowo zwiększają one pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych.

Jednak środek trwały taki jak zabytek nie jest amortyzowany. Wartość takiego środka trwałego oddanego do użytkowania należy więc przeksięgować na konto 800 „Fundusz instytucji kultury”.

W księgach rachunkowych muzeum można ująć następujące zapisy:

  1. Faktury związane z modernizacją zabytkowego budynku:
    • Wn 080 „Środki trwałe w budowie”,
    • Wn 221 „VAT naliczony” (jeśli dotyczy muzeum),
    • Ma — odpowiednie konta zespołu 2.
  2. Wpływ środków uzyskanych z RPO:
    

    • Wn 135 „Rachunek bankowy projektu”,
    • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
  3. Wpływ środków od organizatora:
    

    • Wn 135 „Rachunek bankowy projektu”,
    • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
  4. Zapłata za faktury dotyczące modernizacji zabytkowego budynku:
    

    • Wn — odpowiednie konta zespołu 2,
    • Ma 135 „Rachunek bankowy projektu”.
  5. Przyjęcie środka trwałego do użytkowania:
    

    • Wn 016 „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”,
    • Ma 080 „Środki trwałe w budowie”; równolegle:
    • Wn 800 „Fundusz instytucji kultury”,
    • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Środek trwały to składnik rzeczowych aktywów trwałych, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości).

Z definicji tej wynika, że data przyjęcia do użytkowania nie musi pokrywać się ani z dniem zakończenia prac budowlanych, ani z datą zakończenia projektu, chyba że umowa dofinansowania projektu stanowi inaczej.

Zwracam uwagę, że często po zakończeniu prac budowlanych do rozpoczęcia użytkowania budynku potrzebne są jeszcze odpowiednie pozwolenia, a więc dzień przyjęcia środka trwałego do użytkowania nastąpi później niż zakończenie prac budowlanych.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330)
  • Ustawa z 21 listopada 1996 r. o muzeach (tekst jedn. Dz.U. z 3 września 2012 r. poz. 987)