Pytanie

  • Czy obowiązują jakieś przepisy, które nakazują pracownikom instytucji kultury nosić identyfikatory?
  • Czy zależy to tylko od samodzielnej decyzji dyrektora?
  • Jak noszenie identyfikatorów ma się do ochrony danych osobowych pracowników?

Obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów może wynikać jedynie z regulacji wewnętrznych pracodawcy. Zwykle jest to regulamin pracy, który ustala organizację pracy, w tym zasady przebywania na terenie zakładu pracy. Wprowadzenie do regulaminu obowiązku noszenia identyfikatorów nie narusza także przepisów Ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa o ochronie danych osobowych).

Wyjaśnienie

Dobra osobiste człowieka obejmują w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnicę korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukową, artystyczną, wynalazczą i racjonalizatorską. Dobra te pozostają pod ochroną prawa cywilnego, niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach (art. 23 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, dalej: kc). Ochronie podlegają również dane osobowe, które obejmują wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest zaś osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio.

W szczególności może to być numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne (art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Z orzecznictwa

Dane osobowe to (…) co najmniej informacje niezbędne do identyfikacji (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania), jednakże do tego się nie ogranicza, bowiem mieszczą się w nim również dalsze informacje, wzmacniające stopień identyfikacji. Do informacji takich z pewnością należą zdjęcia osoby fizycznej, chociażby wykonane w przeszłości, umożliwiające jej identyfikację. W sytuacji gdy zdjęcie takie jest umieszczone wraz z imieniem i nazwiskiem osoby na nim występującej w miejscu dostępnym dla nieograniczonej liczby podmiotów, należy uznać, iż stanowi ono dane osobowe podlegające ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.

Wyrok NSA z 18 listopada 2009 r., sygn. akt I OSK 667/09

Ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne (art. 24 § 1 kc). W tym kontekście trzeba pamiętać, że to pracodawca ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Najczęściej zasady te opisuje się w regulaminie pracy. Przy czym trzeba pamiętać, że nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy jedynie w razie obowiązywania układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (art. 104 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, dalej: kp).

Regulamin pracy powinien określać m.in. (art. 1041 § 1 pkt 1 kp):

  • organizację pracy,
  • warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu.

Pracodawca może więc w regulaminie pracy wprowadzić obowiązek noszenia identyfikatorów przez pracowników. Jeśli więc w instytucji kultury obowiązują wewnętrzne przepisy nakładające taki obowiązek, wymaganie od pracowników noszenia identyfikatorów, także ze zdjęciem, nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i kc. Takie stanowisko zajął GIODO w piśmie z 5 marca 2008 r. (nr DOLIS-035-219/07/461/08).

Ponadto w orzecznictwie podkreśla się odrębność i odmienność sfery prywatnej i publicznej. Ochronie bowiem podlega sfera prywatna danej osoby, ale wówczas, gdy nie ma związku z jej działalnością publiczną. Szczególnie dotyczy to pracowników, którzy często muszą być identyfikowani, np. podczas kontaktów z klientami lub interesantami pracodawcy. A takie sytuacje mogą mieć miejsce w instytucji kultury.

Z orzecznictwa

(…) najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (…) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi [tj. z kontrahentami, klientami]. Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika (…).

Wyrok SN z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 590/02

Ponadto SN stwierdził, że przecież imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy. Umieszcza się je także na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach, a także na stronach internetowych, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.
Jeśli jednak w instytucji kultury nie obowiązują wewnętrzne przepisy dotyczące obowiązku noszenia identyfikatorów, nie można go wprowadzać bez zgody pracownika. Trzeba pamiętać, że w takiej sytuacji przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce wyłącznie za zgodą pracownika i ewentualnie w okolicznościach wymienionych w art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 23 stycznia 2014 r. poz. 121; ost. zm. Dz.U. z 20 marca 2015 r. poz. 397)
  • Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 3 września 2014 r. poz. 1182; ost. zm. Dz.U. z 27 listopada 2014 r. poz. 1662)
  • Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 4 listopada 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 27 listopada 2014 r. poz. 1662)