Pytanie

W bibliotece przeprowadzono skontrum zbiorów bibliotecznych, w wyniku którego ustalono ubytki bezwzględne. Jak należy zaewidencjonować ubytki bezwzględne, które nie są zawinione?

W bibliotekach zbiory biblioteczne traktowane są jako majątek trwały i w związku z tym muszą podlegać inwentaryzacji. Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych odbywa się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (dalej: rozporządzenie w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych).

Wyjaśnienie

Ujawnione w czasie skontrum w materiałach bibliotecznych ubytki należy spisać w wykazach książek nieodnalezionych w podziale na braki:

  • względne, których odnalezienie jest prawdopodobne,
  • bezwzględne,
  • względne i nieodnalezione do czasu następnego skontrum.

Braki bezwzględne są to braki, o których wiadomo, że nie zostaną odnalezione. Są one udokumentowane, np. po stwierdzeniu kradzieży. Za braki bezwzględne uznaje się również braki uznane w czasie poprzedniego skontrum za względne i nieodnalezione do czasu następnej kontroli (§ 33 rozporządzenia w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych).

Komisja może uznać braki bezwzględne za:

  • niezawinione, które powstały z przyczyn niezależnych: na skutek wypadków losowych, związanych z charakterem pracy biblioteki (np. wolny dostęp do półek) lub z innych przyczyn uzasadniających zwolnienie bibliotekarza od odpowiedzialności (np. kradzież);
  • zawinione, które powstały w wyniku niedopełnienia przez bibliotekarza obowiązków służbowych (np. wypożyczenie książki bez wpisania tego faktu do ewidencji wypożyczeń i zwrotów).

W praktyce nie ma określonej wartości dopuszczalnych ubytków, za które bibliotekarz ponosi odpowiedzialność.
Braki bezwzględne — po zatwierdzeniu przez dyrektora biblioteki protokołu poskontrowego zawierającego listę braków — wpisuje się do rejestru ubytków (§ 34 rozporządzenia w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych). Następnie poszczególne pozycje wykreśla się z ksiąg inwentarzowych. Jeśli braki zarejestrowane we wcześniejszym skontrum jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy (§ 36 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych). Ujawnienie niedoborów bezwzględnych niezawinionych w księgach biblioteki należy zaewidencjonować następująco:

  • Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analitycznie: Rozliczenie niedoborów),
  • Ma 014 „Zbiory biblioteczne”,
  • Wn 074 „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”,
  • Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analitycznie: Rozliczenie niedoborów).

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. nr 205 poz. 1283)