• Pracownikom instytucji niezależnie od pogody należy się woda zdatna do picia
  • Pracownikom zatrudnionym w warunkach uciążliwych trzeba zapewnić napoje
  • Listę stanowisk uprawnionych do otrzymywania napojów ustala dyrektor

Nadeszło lato, a co za tym idzie, nadzieja na prawdziwie letnie temperatury.
Okres letnich upałów wiąże się z szeregiem obowiązków leżących po stronie instytucji kultury jako pracodawcy, a dotyczących zaopatrzenia pracowników w napoje. Warto poznać podstawowe zasady.

Czy trzeba zapewnić pracownikom wodę do picia?

Tak, instytucja jako pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom pomieszczenia i urządzenia higieniczno-sanitarne, których rodzaj, ilość i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosowanych technologii i rodzajów pracy oraz warunków, w jakich ta praca jest wykonywana (§ 111 i 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy).
Ma także obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody — inne napoje np. napoje izotoniczne uzupełniające utratę soli mineralnych w wyniku silnego pocenia się na skutek pracy.

W jakich ilościach trzeba dostarczyć wodę?

Według potrzeb — czyli nie można limitować ilości na 1 pracownika, ale też bez przesady — przeciętnie człowiek wypija ok. 1,5 litra płynu dziennie. W przypadku pracownika biurowego butelka wody dziennie wydaje się zaspokajać te potrzeby, natomiast w przypadku pracowników wykonujących prace fizyczną lub takich, którzy w trakcie pracy wykonują intensywny wysiłek fizyczny (np. tancerze), może być to ilość niewystarczająca.

Miejsca czerpania wody zdatnej do picia (może to być woda z wodociągu, studni, przenośnych dystrybutorów itp. spełniająca wymogi sanitarne stawiane wodzie pitnej) powinny znajdować się nie dalej niż 75 m od stanowisk pracy. Zbiorniki, przewody i miejsca czerpania wody powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem lub zakażeniem.

Komu należą się napoje?

Zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: rozporządzenie). Instytucja kultury zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy (§ 2 rozporządzenia).

Napoje należą się pracownikom zatrudnionym (§ 5 rozporządzenia):

  1. w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C,
  2. w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
  3. przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C,
  4. przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
  5. na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Instytucja zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku pracy w mikroklimacie gorącym — napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Czy napoje należą się wszystkim pracownikom?

O tym, komu należą się napoje i jakie są zasady ich wydawania, decyduje dyrektor instytucji w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli w instytucji nie działa zakładowa organizacja związkowa — po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Jeśli więc dyrektor przyzna napoje tancerzom, aktorom, ekipie technicznej — te osoby będą uprawnione do otrzymania określonych świadczeń. To pracodawca określa, które prace wykonywane przez jego pracowników są pracami szczególnie uciążliwymi, więc może zakwalifikować określone zajęcia do grupy zawodów uprawniających do określonych świadczeń.

Kiedy wydawać napoje?

Napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie. Powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

Czy wydatki na napoje są kosztem podatkowym instytucji?

Tak — instytucja jako pracodawca rozlicza wydatki na wodę i napoje dla pracowników jako koszty podatkowe. Wynika to z ogólnych przepisów prawa pracy (art. 207 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy), zgodnie z którymi pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy oraz ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Takim obowiązkiem jest m.in. zapewnienie pracownikom napoi profilaktycznych.

A za koszty podatkowe uważa się każdy wydatek, który instytucja ponosi w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej: updop).

Ponoszone przez instytucję wydatki na świadczenia rzeczowe dla pracowników, wynikające z przepisów BHP (napoje profilaktyczne, a także środki ochrony indywidualnej, odzież robocza, środki higieny osobistej czy posiłki), jak też wypłacane świadczenia pieniężne (np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, używanie własnej odzieży czy też obuwia) służą zapewnieniu pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Wydatki takie są pośrednio związane z uzyskaniem przychodu. Jednocześnie nie zostały bezpośrednio z kosztów podatkowych wyłączone (nie ma ich w art. 16 ust. 1 updop). W związku z tym wydatki te są kosztami uzyskania przychodu.

Czy pracownicy zapłacą podatek od wody?

Nie. Pracownicy nie ponoszą w związku z otrzymanym świadczeniem (wodą, napojem) żadnych dodatkowych wydatków (ani podatkowych, ani składkowych do ZUS). Uprawnieni pracownicy otrzymują świadczenia w naturze i tylko w dni robocze dla nich (bez urlopów, zwolnień chorobowych), a także bez prawa do ekwiwalentu za niewykorzystanie świadczenia w określone dni.

Zarządzenie dyrektora w sprawie zaopatrzenia pracowników w napoje

Zarządzenie Dyrektora … Nr … z dnia … w sprawie zaopatrzenia pracowników zatrudnionych w … w napoje

Na podstawie :

  • § … (tu trzeba wpisać ten paragraf statutu instytucji, według którego całością prac instytucji kieruje jej Dyrektor/Kierownik),
  • art. 232 Kodeksu Pracy z 26 czerwca 1974 r. tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.,
  • rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279 ze zm.)

w uzgodnieniu z działającymi w … związkami zawodowymi (nazwa instytucji) zarządzam, co następuje:

§ 1
Ustalam, w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia, stanowiska pracy, na których zatrudnieni
w … (nazwa instytucji) pracownicy uprawnieni są do otrzymywania napojów profilaktycznych.

§ 2

  1. Napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie, a mianowicie:
    a) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia powyżej 25°C,
    b) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C,
    c) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet.
  2. Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje.

§ 3
Zaopatrzeniem w napoje profilaktyczne zajmuje się: …, (wskazać kto, np. dział administracyjny/zaopatrzeniowiec itp.) który na podstawie zapotrzebowania, wynikającego z ilości zatrudnionych osób na stanowiskach uprawnionych do otrzymania świadczenia w postaci wody, rezerwuje w budżecie … (nazwa instytucji) środki na realizację zadania).

Załącznik nr 1 do Zarządzenia …
Nr … z dnia … w sprawie zaopatrzenia pracowników zatrudnionych w … w napoje profilaktyczne

Stanowiska pracy w … (nazwa instytucji) na których zatrudnieni pracownicy mają prawo do posiłków i napojów profilaktycznych

Zaopatrzenie pracowników w napoje profilaktyczne

Podstawy prawne

  • Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 232, poz. 1378)
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 173, poz. 1034)
  • Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost. zm. Dz.U. z 3 kwietnia 2012 r. poz. 362)
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279)