Pytanie

Dyrektor chce zmienić nazwę instytucji z Miejski Ośrodek Kultury na Miejski Ośrodek Kultury i Sportu. Prosi o podpowiedź, jak przejść przez wszystkie procedury z tym związane.

Zmiana nazwy instytucji to czynność techniczna, niezależna od instytucji kultury
w sposób formalny, ale może być inicjowana przez dyrektora instytucji. Organizator ma
prawo zmiany nazwy w każdym momencie. Odbywa się to poprzez zmianę statutu jak
i aktu o utworzeniu instytucji kultury. Ze strony technicznej może to być zmiana aktu
o utworzeniu i uchylenie w całości statutu lub nadanie nowego brzmienia poprzedniemu
statutowi.

Uzasadnienie

W obiegu prawnym nazwa instytucji jest istotna dla niej z kilku względów.

Po pierwsze, art. 11 i 13 ustawy z 25 października o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) odwołują się do nazwy instytucji. Akt o utworzeniu instytucji kultury to wydany przez organ organizatora dokument określający nazwę, rodzaj, siedzibę i przedmiot działania (art. 11 ustawy o działalności kulturalnej). W przypadku gminnej instytucji kultury jest to uchwała rady. Statut jest załącznikiem do aktu o utworzeniu instytucji kultury. Zmiany w statucie przeprowadza się w tym samym trybie, co nadanie statutu.

Zaznaczyć należy, że statut może być dowolnie modyfi kowany, w tym uchylany w całości i nadawany na nowo. Inaczej jest z aktem o utworzeniu instytucji kultury. Uchylenie w całości aktu o utworzeniu może sugerować, że instytucja została zlikwidowana i mamy do czynienia z nowym podmiotem. Taka sytuacja jednak nie następuje poprzez zmianę samej nazwy, w związku z tym w akcie o utworzeniu należy zmienić jedynie nazwę instytucji. Potwierdzeniem zmiany nazwy w akcie o utworzeniu jest zmiana nazwy w statucie. Zmiana nazwy instytucji poprzez samą zmianę zapisów statutowych nie jest wystarczająca.

Po drugie, aktualizacja aktu o utworzeniu, a nie jego zmiana, zapewnia ciągłość instytucji. Następnym krokiem jest wpis w rejestrze instytucji, gdzie organizator dokonuje stosownej adnotacji przy tej samej „starej” instytucji, a nie tworzy nową. Ważny też jest okres karencji wejścia w życie uchwały o zmianie nazwy, aby dać czas na przygotowanie dyrektorowi wszelkich formalności związanych ze zmianą. Zmiana aktu o utworzeniu powinna być wprowadzona w trybie prawa miejscowego.

Po trzecie, zmiana nazwy pociąga za sobą określone skutki. O zmianie nazwy instytucji należy zawiadomić m.in. urząd skarbowy, GUS i ZUS. Zmiana nazwy to także skutki w zakresie umów cywilnoprawnych (np. z dostawcami prądu, gazu, Internetu). Stroną umowy pozostaje ten sam podmiot, ale w niektórych umowach zmiana nazwy jest istotna i trzeba zaktualizować niektóre z nich lub zawrzeć od nowa. Dotyczy to udzielania dotacji ze środków unijnych. Instytucje wdrażające muszą wprowadzić zmiany do umowy o dofinansowanie niezwłocznie ze względu na procedury wewnętrzne. W pozostałych sytuacjach zmiana nazwy instytucji w umowie może być dokonana niejako „przy okazji”, w przypadku potrzeby wprowadzenia aneksu do umowy lub np. porozumienia zmieniającego przy umowach o pracę.

Podstawa prawna

Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z 25 października 1991 r. (tekst jedn. Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504)