Pytanie

Biblioteka otrzymała od organizatora protokołem przekazania środek trwały (kserokopiarkę) o wartości 15 000 złotych. Z informacji od organizatora wynika, że przekazana bibliotece kserokopiarka nigdy nie została przyjęta przez organizatora do użytkowania, nie była wprowadzona do ewidencji środków trwałych i nie była naliczana od niej amortyzacja. Oznacza to, że przez 4 lata nie widniała w żadnej ewidencji.
Jak biblioteka ma amortyzować ten środek trwały? Czy po przyjęciu kserokopiarki do ewidencji środków trwałych w następnym miesiącu powinna rozpocząć amortyzację stawką 14%, czy też zrobić korektę amortyzacji za poprzednie 4 lata?

Otrzymaną kserokopiarkę biblioteka ujmuje w księgach rachunkowych w miesiącu przyjęcia.

Wyjaśnienie

Z opisanej sytuacji wynika, że biblioteka otrzymała protokołem zdawczo-odbiorczym kserokopiarkę. Dla biblioteki znaczenie ma fizyczne przekazanie kserokopiarki i jej przyjęcie do używania (art. 32 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości).

Składniki majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. A zatem wprowadzenie środka trwałego (kserokopiarki) do ewidencji jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia amortyzacji.

Na przykład, jeśli biblioteka otrzymała kserokopiarkę w listopadzie 2022 r. i w tym samym miesiącu przyjęła środek trwały do używania, to rozpocznie jego amortyzację w tym samym lub następnym miesiącu, zgodnie ze swoją polityką rachunkowości.

Nie ma potrzeby naliczania amortyzacji za poprzednie lata, gdyż w tym czasie biblioteka nie była użytkownikiem kserokopiarki i nie miała jej w swoich składnikach majątkowych (nie była ujęta w księgach rachunkowych ani inwentarzowych).

W protokole przyjęcia kserokopiarki jest wyszczególniona jej wartość i gdyby była amortyzowana, powinna być także ujęta wartość amortyzacji (a tej nie ma).

Proszę pamiętać, że wartość kserokopiarki zawarta w protokole ma charakter historyczny i instytucja kultury powinna ją wycenić według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Oczywiście instytucja kultury może przyjąć wartość netto środka trwałego (w tym przypadku równą wartości brutto) w kwocie wynikającej z protokołu przekazania. Biblioteka będzie dokonywała odpisów amortyzacyjnych od przyjętej wartości początkowej kserokopiarki ze stawką 14%, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 1 lutego 2021 r. poz. 217; ost. zm. Dz.U. z 14 lipca 2022 r. poz. 1488)
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. z 18 listopada 2016 r. poz. 1864)