Pytanie

W bibliotece istnieją dwa oddziały: dla dzieci i dla dorosłych.
Czy można dokonać zapisów księgowych ogólnie na koncie 014 „Materiały biblioteczne”, czy też istnieje obowiązek rozdzielania zakupionych książek na poszczególne oddziały na konta analityczne, np. 014-01 i 014-02?
Czy w trakcie roku można przejść z analityki na syntetykę, czyli połączenie książek z dwóch oddziałów w jeden księgozbiór?

Nie ma obowiązku prowadzenia analityki do konta syntetycznego.

Wyjaśnienie

Konto 014 „Materiały biblioteczne” służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych. Ewidencję analityczną prowadzi się najczęściej oddzielnie dla księgozbioru głównego oraz dla zbiorów specjalnych (np. dźwiękowych, audiowizualnych). Jeśli biblioteka ma dwa oddziały, które działają w jednym budynku, to może prowadzić odrębną ewidencję analityczną dla każdego z nich, ale nie musi.

Instytucja kultury może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą (art. 8 ust. 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym te rozwiązania uległy zmianie. Przy czym zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga automatycznie zmian polityki rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych.

Wymagane jest jednak, aby zmiany planu kont były odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym a nowym planem kont, a opis ten zatwierdził dyrektor instytucji kultury.

Zmiana w planie kont polegająca na połączeniu analityk danego konta oraz na przejściu na ewidencję tylko syntetyczną nie jest zmianą polityki rachunkowości. Nie trzeba czekać z jej wprowadzeniem aż do następnego roku obrotowego. Można to zrobić w trakcie roku. Proszę jednak zwrócić uwagę, że nie każdy program księgowy przewiduje możliwość wyłączenia (zlikwidowania) kont analitycznych w ciągu roku, ale prawdopodobnie pozwala na taką zmianę od początku danego roku.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 16 stycznia 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 23 kwietnia 2024 r. poz. 619)