• Kiedy wydatek ze środków publicznych można uznać za racjonalny
  • Cena nie zawsze decyduje o oszczędności
  • Kontrola finansów jest częścią kontroli zarządczej

Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego lub w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych (art. 44 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych). Ponadto, wydatków tych należy dokonywać w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

Naruszenie zasad wydatkowania środków publicznych, ustanowionych w ustawie o finansach publicznych, może skutkować naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Ustalone w planie finansowym instytucji kultury wydatki powinny stanowić nieprzekraczalną granicę dopuszczonej do wydatkowania kwoty (limit), co w dużym stopniu zapewni racjonalność wydatkowania środków publicznych. Nie oznacza to jednak, że planowane wielkości są niezmienne w trakcie roku. Koszty mogą ulec zmianie w przypadku zrealizowania przychodów wyższych od prognozowanych oraz gdy nie zwiększają dotacji z budżetu lub planowanego stanu zobowiązań (art. 52 ust. 2 ustawy o finansach publicznych).

Przykład

Biblioteka w całości jest finansowana z budżetu gminy w formie dotacji podmiotowej. W planie wydatków umieszczono zakup nowych tytułów o wartości 5000 zł. Biblioteka w trakcie roku otrzymała darowiznę pieniężną od osoby prywatnej w wysokości 2000 zł z przeznaczeniem na zakup książek. Jak wykorzystać darowiznę?

Koszty poniesione przez bibliotekę można zwiększyć o kwotę darowizny.

Zmiany w zakresie przychodów i kosztów wymagają także zmian w planie finansowym.

Wydatki dokonywane celowo i oszczędnie

Celowe wydatkowanie środków publicznych przejawia się głównie w zapewnieniu zgodności wydatków instytucji kultury z jej celami statutowymi oraz optymalizacji zastosowanych metod i środków dla osiągnięcia założonych celów.

Wydatki są celowe wówczas, gdy zostały zaplanowane, wykonane zgodnie z planem i były niezbędne.

Jeśli ośrodek kultury zakupi farby na warsztaty malarskie, to wydatek ten będzie celowy, gdyż bez nich uczestnicy nie będą mogli malować. Podobnie będzie z zakupem komputera dla księgowości. Używanie go do ewidencji księgowej, prowadzenia wykazu środków trwałych czy naliczania płac przyspiesza pracę, a także pozwala na szybsze sporządzanie odpowiednich raportów. Taki wydatek z pewnością można uznać za celowy.

Z drugiej strony wydatki środków publicznych powinny być oszczędne. Oszczędność nie polega tylko na wydatkowaniu jak najniższej kwoty na dany zakup, ale także na jak najlepszej relacji jakości do ceny.

Przykład

Ośrodek kultury zorganizował wystawę prac związaną z historią regionu. Dla zwiększenia frekwencji wprowadzono darmowy wstęp na wystawę. Czy te wydatki są celowe, mimo że ośrodek nie osiągnął dochodów?

Tak. Mieszkańcy będą bowiem mieli okazję zapoznać się z historią regionu i zobaczyć zmiany, jakie zaszły na przestrzeni wielu lat, jak rozwijała się np. kultura i turystyka.

Przed zakupem należy ustalić, czy będzie on niezbędny do osiągnięcia zamierzonych celów. Następnie trzeba zebrać informacje o cenach przedmiotu zakupu — ceny w różnych sklepach lub hurtowniach różnią się. Wysokość tych cen można sprawdzić bezpośrednio w sklepie, za pomocą stron internetowych lub telefonicznie. Jednak aby nie narazić się na zarzut niesprawdzenia cen lub niegospodarności, warto sporządzić notatkę z takiego rozeznania. Przepisy nie mówią jednak, jak wiele ofert różnych firm należy sprawdzić, powinna to wyważyć sama jednostka. Poza tym przy wyborze należy brać również pod uwagę koszty dostawy.

Przykład

Ośrodek kultury chce zakupić 2 aparaty fotograficzne w cenie 1300 zł każdy. Aparaty te mają służyć do nauki fotografowania, a nie do robienia profesjonalnych zdjęć. Czy taki zakup można uznać za celowy (potrzebny) i oszczędny?

W przypadku gdy aparat fotograficzny kupiono na cele statutowe, np. prowadzone warsztaty fotografi czne, i zakup mieści się w planie finansowym ośrodka kultury, to należy go uznać za celowy. Natomiast co do oszczędności, to trzeba przeanalizować, czy za taką samą cenę nie można kupić np. 3 aparatów fotograficznych albo 2, lecz z dodatkowym osprzętem lub o lepszych parametrach.

Kiedy wydatek można uznać za racjonalny

Racjonalizacja kosztów oznacza wydajność i skuteczność wydatkowania środków publicznych związaną z realizacją danego zadania. Instytucja kultury, jak każda inna jednostka, która wydatkuje środki publiczne, powinna dążyć do uzyskania jak najlepszej relacji pomiędzy nakładami a uzyskanymi efektami. Cele i zadania należy zrealizować przy zaangażowaniu możliwie najniższej kwoty ze środków publicznych, pozwalającej na osiągnięcie danego celu. Właśnie dlatego instytucje kultury powinny analizować wydatki i ustalić, czy przy zastosowaniu takich samych środków można osiągnąć lepszy wynik.

Wydatek można uznać za racjonalny, jeśli:

  • jest niezbędny do realizacji określonego celu, zgodnego z zadaniami oraz celami statutowymi,
  • odzwierciedla optymalny, pod względem ekonomicznym i technicznym, sposób wykonania zadania lub osiągnięcie celu,
  • jest spójny z obowiązującymi przepisami prawa.

Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

Terminowość regulowania zobowiązań jako część kontroli zarządczej

Częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, która dotyczy również bieżącej działalności instytucji kultury. Taka kontrola obejmuje między innymi terminowość regulowania zobowiązań. Termin płatności, najczęściej okresowy, uwidoczniony jest na otrzymanej przez jednostkę fakturze i w tym terminie instytucja ma obowiązek dokonać płatności. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby płatności takiej dokonać wcześniej, jeśli tylko jednostka posiada odpowiednie środki, gdyż podany na fakturze termin wyznacza ostateczną datę uregulowania
zobowiązania.

Sposób ewidencji i rozliczania zaliczek na poczet wynagrodzenia

Ze względu na różne okoliczności, wynikające najczęściej z sytuacji życiowej pracowników, w jednostce dopuszcza się również możliwość udzielenia zaliczki na poczet wynagrodzenia. Kierownik instytucji kultury może udzielić zaliczki w szczególnie uzasadnionych przypadkach dla osoby pozostającej w stałym stosunku pracy. Zaliczka nie powinna być wyższa niż wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za przepracowany okres w danym miesiącu i pomniejszone o obowiązkowe obciążenia (podatek dochodowy, ZUS). Taka zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższego wynagrodzenia.

Instytucja kultury powinna mieć opracowaną politykę (zasady) rachunkowości (art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Dlatego też sposób ujmowania i rozliczania zaliczek, jak również ewidencja i dokonywanie płatności powinny zostać w niej opisane.

Kontrola zarządcza powinna badać, czy cele i zadania instytucji kultury są osiągane w sposób oszczędny (po jak najniższym możliwym koszcie zapewniającym odpowiednią jakość świadczonych usług) i efektywny (zamierzone cele są osiągane przy najlepszej możliwej relacji kosztów do korzyści).

Podstawy prawne

  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)