Pytanie

Jesteśmy instytucją kultury, która do 31 stycznia 2012 r. musiała zwrócić niewykorzystane środki z dotacji podmiotowej otrzymane na działalność bieżącą. Mamy w związku z tym dwa pytania:

  • jak prawidłowo ująć kwotę należną do zwrotu pod datą 31 grudnia 2011 r.,
  • jak wyliczyć kwotę dotacji podlegającej zwrotowi do organizatora? Jakie kwoty kosztów winny być brane pod uwagę, co z amortyzacją, zobowiązaniami.

Dotacje to podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz z państwowych funduszy celowych przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych (art. 126 ustawy 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych). Podlegają one zwrotowi w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego (art. 168 ust. 1 i art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Przepisy te nie określają rodzaju dotacji, co oznacza, że rozliczyć trzeba także dotację podmiotową.

Wyjaśnienie

Dotacja podmiotowa przekazywana na bieżącą działalność instytucji kultury ma charakter roczny, a jej wysokość ustala organizator (art. 28 ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej). Uchwały budżetowe najczęściej nie określają szczegółów dotyczących przyznanych dotacji, dlatego organ wykonawczy powinien przygotować dokument (np. w formie zarządzenia wójta czy burmistrza albo prezydenta), w którym zostaną ustalone termin i sposób:

  • przekazania przyznanej dotacji,
  • jej rozliczenia,
  • zwrotu niewykorzystanej dotacji.

Stanowisko takie potwierdza pismo Departamentu Finansów Samorządu Terytorialnego Ministerstwa Finansów z 6 kwietnia 2009 r., znak STI-4834-67/2009/MLI/400. Resort stoi na stanowisku, że jeśli z wykonania planu działalności instytucji kultury wynika, że część dotacji nie została wykorzystana do końca roku, to podlega ona zwrotowi do budżetu. Podobnie jest w państwowych instytucjach kultury, dla których to organizator powinien określić termin i sposób przekazania, rozliczania i ewentualnego zwrotu dotacji podmiotowej.

Od początku 2012 r. instytucje kultury sporządzają plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych (art. 27 ust. 4 ustawy o działalności kulturalnej).
Ponadto od 2013 r. będą sporządzały plany w układzie zadaniowym (niektóre instytucje kultury już go stosują). Nowe zasady powinny uprościć zasady zwrotu dotacji. Jeśli bowiem organizator będzie udzielał dotacji podmiotowej na określone zadania, to łatwiej będzie ustalić, czy zostały one wykonane w pełni czy też nie, i trzeba będzie zwrócić niewykorzystane środki. Tymczasem, ustalając kwotę do zwrotu, należy brać pod uwagę wszystkie zrealizowane z dotacji wydatki w danym roku. Moim zdaniem, powinny to być także przedpłaty na dostawy i usługi.
Najważniejsze, aby wydatki były prawidłowo udokumentowane i zaksięgowane. Pod uwagę bierze się wydatki, a nie koszty. Dlatego też nie należy uwzględniać niezapłaconych do końca roku zobowiązań, a tym bardziej amortyzacji. Rozliczenie dotacji podmiotowej instytucja kultury sporządza na podstawie faktycznie poniesionych wydatków (art. 168 ust. 4 i art. 251 ust. 4 ustawy o finansach publicznych).

W księgach rachunkowych zwrot środków z dotacji można ująć następująco:

  1. Wpływ środków z dotacji:
    • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
    • Ma 740 „Dotacje podmiotowe”.
  2. Ustalona kwota do zwrotu:
    • Wn 740 „Dotacje podmiotowe”,
    • Ma 225 „Rozliczenie z tytułu dotacji”; równolegle zapis techniczny (ze znakiem ujemnym):
    • Wn 740 „Dotacje podmiotowe”,
    • Ma 740 „Dotacje podmiotowe”.
  3. Przelew środków na rachunek organizatora:
    • Wn 225 „Rozliczenie z tytułu dotacji”,
    • Ma 131 „Rachunek bieżący”.

Oczywiście numeracja i nazewnictwo kont powinny być zgodne z polityką (zasadami) rachunkowości danej instytucji kultury.

Podstawy prawne

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 207, poz. 1230)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 240, poz. 1429)