• Nie wszystkie koszty trzeba rozliczać w czasie
  • Należy pamiętać o zasadzie istotności
  • Ewidencja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koncie 640

Instytucja kultury może w jednym okresie sprawozdawczym ponosić nakłady dotyczące różnych okresów. Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zgodnie z art. 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) dokonuje się, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych.

Należy zatem część kosztów przypadającą na przyszłe okresy sprawozdawcze aktywować i następnie odnieść w koszty następnych okresów sprawozdawczych. Przypisanie kosztów dotyczących poszczególnych okresów sprawozdawczych jest istotne dla ustalenia prawidłowego wyniku finansowego.

Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się w stosunku do kosztów prostych działalności operacyjnej jednostki oraz kosztów finansowych.

Natomiast w przypadku pozostałych kosztów operacyjnych oraz strat nadzwyczajnych (np. spowodowanych pożarem, powodzią, kradzieżą z włamaniem) nie dokonuje się rozliczeń międzyokresowych, ponieważ koszty te ujmuje się w wyniku finansowym w okresie sprawozdawczym, w którym zostały poniesione.

Jakie koszty kwalifikuje się do rozliczeń międzyokresowych czynnych

Jako czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów można rozliczać w szczególności opłacone z góry:

  • czynsze,
  • prenumeratę prasy i czasopism fachowych,
  • ubezpieczenia majątkowe i komunikacyjne,
  • podatek od nieruchomości,
  • opłatę za użytkowanie wieczyste,
  • koszty kapitalnych i średnich remontów,
  • odpis na ZFŚS,
  • odsetki i prowizje od kredytów bankowych.

Dokonując rozliczeń w czasie instytucja kultury, jak każda inna jednostka gospodarcza, musi pamiętać o zasadzie istotności. Za istotne uznaje się informacje i zdarzenia, których pominięcie mogłoby zniekształcić rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (art. 8 ustawy o rachunkowości).

Wynika stąd, że instytucja kultury może nie rozliczać w czasie nieistotnych kwot kosztów, nawet wtedy, gdy dotyczą różnych okresów sprawozdawczych. Może także nie rozliczać w czasie znaczących kwot kosztów, gdy te występują w podobnej wysokości w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Ze względu na to, że ustawa o rachunkowości nie określa poziomu istotności, instytucja kultury powinna ustalić go w swojej polityce (zasadach) rachunkowości. W polityce rachunkowości trzeba opisać także zasady dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Ewidencja księgowa czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów Do zaksięgowania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów wykorzystuje się konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów — czynne”. Po stronie Wn tego konta ujmuje się koszty dotyczące przyszłych okresów, poniesione w danym okresie sprawozdawczym. Natomiast po stronie Ma księguje się odpis kosztów przypadający na dany okres sprawozdawczy. Ewidencja rozliczeń międzyokresowych zależy od przyjętego przez instytucję kultury rachunku kosztów, czyli od tego, czy koszty ujmowane są tylko na kontach zespołu 4, tylko zespołu 5 (praktycznie w instytucjach kultury ten wariant ewidencji kosztów nie jest używany), czy też na kontach zespołu 4 i 5.

Przykład 1

Instytucja kultury w grudniu 2010 r. opłaciła prenumeratę czasopisma na 2011 r. w wysokości 1701 zł (w tym 5% VAT). Koszt uznano za istotny, dlatego będzie rozliczany w czasie.

W grudniu 2010 r. ujęto zapisy:
1. Wpłata za prenumeratę czasopisma — 1701 zł

  • Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
  • Ma „Rachunek bankowy”.

2. Faktura za prenumeratę czasopisma

  • Wn „Rozliczenie zakupu” — 1620 zł,
  • Wn „VAT naliczony” — 81 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” — 1701 zł.

3. Koszty prenumeraty — 1620 zł

  • Wn „Zużycie materiałów i energii”,
  • Ma „Rozliczenie zakupu” i równolegle,
  • Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów — czynne”,
  • Ma „Rozliczenie kosztów”.

Ewidencja w styczniu 2011 r.:
Odpis miesięcznych kosztów prenumeraty

  • Wn „Koszty zarządu” (w przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 i 5) lub „Rozliczenie kosztów” (w przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu 4),
  • Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów — czynne”.

Przykład 2

Instytucja kultury opłaciła w październiku 2010 r. prenumeratę czasopisma za okres listopad 2010 r. — październik 2011 r. Wartość faktury to 403,20 zł (w tym 5% VAT). Koszty prenumeraty uznano za nieistotne, a zatem księgowane w koszty jednorazowo.

Ewidencja w październiku 2010 r.:
1. Zapłata na prenumeratę czasopisma — 403,20 zł,

  • Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
  • Ma „Rachunek bieżący”.

2. Faktura za prenumeratę

  • Wn „Rozliczenie zakupu” — 384 zł,
  • Wn „VAT naliczony” — 19,20 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” — 403,20 zł.

3. Koszty prenumeraty — 403,20 zł (w tym koszty 2010 r.: 403,20 zł × 2/12 = 67,20 zł)

  • Wn „Zużycie materiałów i energii”,
  • Ma „Rozliczenie zakupu”.

4. Koszy do rozliczenia w czasie (część dotycząca 2011 r.) 403,20 zł — 67,20 zł = 336 zł

  • Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów — czynne”,
  • Ma „Rozliczenie kosztów”.

Ewidencja w styczniu 2011 r.:
Koszty prenumeraty dotyczącej 2011 r. — 336 zł

  • Wn „Koszty zarządu” (w przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 i 5) lub „Rozliczenie kosztów” (w przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu 4),
  • Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Rozliczenia międzyokresowe czynne w sprawozdaniu finansowym

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów wykazuje się w aktywach bilansu w podziale na:

  • długoterminowe (pozycja A.V.2),
  • krótkoterminowe (pozycja B.IV).

Ponadto w informacji dodatkowej, zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości, prezentuje się wykaz istotnych pozycji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)