Sezon letni sprzyja wyjazdom urlopowym. Koszty związane z wypoczynkiem pracowników w określonym stopniu pokrywa pracodawca. Instytucje kultury tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nazasadach określonych w odrębnych przepisach (art. 29 ust. 5 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej).
Instytucja kultury, jeśli zatrudnia według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jest zobowiązana utworzyć ZFŚS (art. 3 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej: ustawa o ZFŚS). Natomiast jeśli zatrudnienie w instytucji jest mniejsze, to może ona utworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).
Ewidencja księgowa dofinansowania wypoczynku pracowników zależy głównie od źródła jego sfinansowania.
Środki ZFŚS są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
Działalność socjalna obejmuje różne formy wypoczynku na rzecz osób uprawnionych. Do osób tych należą pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Ze środków funduszu finansowane mogą być w szczególności następujące formy wypoczynku:
Jedynym kryterium przyznawania świadczeń z ZFŚS jest kryterium socjalne. Oznacza to, że przyznanie różnego rodzaju ulg i świadczeń z funduszu uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ustawy o ZFŚS). Przyznawanie dofinansowania w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników oraz wyłącznie w oparciu o wynagrodzenie uzyskiwane przez pracownika w danej jednostce nie spełnia wymogu kryterium socjalnego.
Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS, jak również dopłata do wypoczynku, mają charakter uznaniowy, a zatem otrzymanie i wysokość świadczenia zależą od decyzji pracodawcy lub komisji socjalnej.
Warunki korzystania ze środków ZFŚS, a także zasady przeznaczania tych środków na poszczególne cele określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę (jeśli w instytucji nie ma związków zawodowych). W regulaminie ZFŚS powinny być określone między innymi warunki oraz częstotliwość korzystania przez pracowników i członków ich rodzin z dopłat do wypoczynku. W przypadku gdy wysokość przyznawanej dopłaty do wypoczynku uzależniona jest od dochodów na członka rodziny, pracodawca może zażądać oświadczenia o dochodach pracownika i jego rodziny. Brak takiego oświadczenia uzasadnia odmowę wypłaty dofinansowania. Oświadczenie wydaje się wystarczającym dokumentem. Żądanie od pracownika np. zeznania podatkowego w razie kontroli może być postrzegane jako przesadne, a nawet potraktowane jako naruszenie danych osobowych współmałżonka.
Dopłaty do wypoczynku z ZFŚS są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Nie uwzględnia się ich także w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej sfinansowanych ze środków publicznych).
Ponadto, jeśli dofinansowanie do wczasów zorganizowanych przez pracownika we własnym zakresie łącznie z innymi świadczeniami pieniężnymi i rzeczowymi przekracza kwotę wolną od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, czyli 380 zł w roku podatkowym, kwotę do wypłaty pomniejsza się o zaliczkę na ten podatek dochodowy.
Dofi nansowanie różnych form wypoczynku ewidencjonuje się za pośrednictwem konta „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. W razie potrzeby można do tego konta prowadzić ewidencję analityczną. Ewidencja księgowa wypoczynku zorganizowanego przez pracownika we własnym zakresie, a dofinansowanego z ZFŚS może przebiegać jak w poniższym przykładzie.
W instytucji kultury, która tworzy ZFŚS, wypłacono dofinansowanie do wczasów „pod gruszą”:
- pracownikowi A — 500 zł,
- pracownikowi B — 300 zł.
Żaden z nich nie korzystał w danym roku z innych świadczeń. Jak zaksięgować wypłacone kwoty?
W księgach rachunkowych dokonano zapisów:
1. Przyznanie dofinansowania wypoczynku 500 zł + 300 zł = 800 zł:
- Wn 850 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
- Ma 234 „Rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: pracownik A — 500 zł, pracownik B — 300 zł).
2. Potrącenie podatku dochodowego tylko od pracownika A: (500 zł – 380 zł) × 18% = 21,60 zł
- Wn 234 „Rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: pracownik A),
- Ma 222 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych).
3. Wypłata świadczenia: 478,40 zł + 300 zł = 778,40 zł
- Wn 234 „Rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: pracownik A — kwota 478,40 zł, pracownik B — kwota 300 zł),
- Ma 130 „Rachunek bieżący”.
4. Zapłata podatku dochodowego od osób fizycznych — kwota 21,60 zł:
- Wn 222 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych),
- Ma 130 „Rachunek bieżący”.
5. Refundacja środków z rachunku ZFŚS: 500 zł + 300 zł = 800 zł
- Wn 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma 135 „Rachunek bankowy ZFŚS”.
W ustawie o ZFŚS nie ma mowy o tym, że uprawniony może korzystać ze środków tylko jednego funduszu. Wynika stąd, że pracownik zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy u każdego z nich może otrzymać dopłatę do wypoczynku. Mogą być one różne u każdego z pracodawców, gdyż regulamin przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego jest wewnętrzną sprawą danej jednostki.
Jednoczesne zatrudnienie w dwóch jednostkach uprawnia do korzystania ze świadczeń ZFŚS w obu miejscach pracy.
Świadczenia urlopowego instytucja nie wypłaca ze środków ZFŚS, pomimo tego, że mówi o nim ustawa o ZFŚS. Wypłata tego świadczenia nie jest obowiązkowa, co więcej, instytucja jako pracodawca może z niego zrezygnować na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Kwota wypłacanego pracownikom świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, przy czym wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy. Jeśli instytucja wypłaca świadczenie urlopowe, nie musi gromadzić środków na ten cel na osobnym rachunku bankowym.
Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
W księgach rachunkowych koszty świadczeń urlopowych ujmuje się, w zależności od sposobu ewidencji kosztów, na kontach zespołu 4, 4 i 5 lub tylko 5. Wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.
Instytucja kultury zatrudniająca poniżej 20 osób wypłaciła pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat świadczenie urlopowe w wysokości 1093,93 zł. Jak ująć księgowo wypłatę dla pracownika?
W księgach rachunkowych (jednostka prowadzi koszty na kontach zespołu 4 i 5) dokonano następujących zapisów:
1. Należne świadczenie urlopowe — kwota 1093,93 zł:
- Wn 405 „Ubezpieczenia i inne świadczenia na rzecz pracowników”,
- Ma 234 „Rozrachunki z pracownikami” i równolegle
- Wn 550 „Koszty zarządu”,
- Ma 490 „Rozliczenie kosztów”.
2. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 1094 zł × 18% = 196,92 zł
- Wn 234 „Rozrachunki z pracownikami”,
- Ma 222 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych).
3. Wypłata świadczenia urlopowego: 1093,93 zł – 196,92 zł = 897,01 zł
- Wn 234 „Rozrachunki z pracownikami”,
- Ma 130 „Rachunek bieżący”.
Świadczenia urlopowe, wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, nie podlegają oskładkowaniu, pod warunkiem że ich wysokość nie przekroczy kwoty odpisu podstawowego. Jednak jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie wyższej, to wówczas od nadwyżki powinien naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Wartość wypłaconego świadczenia urlopowego najczęściej dolicza się, w miesiącu jego wypłaty, do pozostałych składników wynagrodzenia i od ich sumy oblicza zaliczkę na podatek dochodowy.