Pytanie

Pracownik instytucji kultury otrzymał dwa dodatki specjalne: jeden za pełnienie funkcji kierownika w czasie nieobecności dyrektora, a drugi — za prowadzenie zajęć w świetlicach. Kwota każdego dodatku z osobna nie przekroczyła — zgodnie z obowiązujacym w instytucji kultury regulaminem wynagradzania — 60% wynagrodzenia zasadniczego, ale łącznie przekroczyły tę wartość. Kontrola z urzędu gminy zarzuciła jednak wypłatę dwóch dodatków w kwocie przekraczającej 60% wynagrodzenia pracownika.
Czy słusznie?

Instytucja kultury może w regulaminie wynagradzania określić limit dodatku specjalnego w kwocie wyższej niż wynika to z przepisów. Jednak kontrolerzy z urzędu gminy mają rację: za nieprawidłowe trzeba uznać wypłatę dodatku specjalnego w kwocie powyżej ustalonego 60% wynagrodzenia.

Wyjaśnienie

Pracownikowi instytucji kultury może przysługiwać dodatek specjalny za (art. 31ust. 4 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej):

  • wykonywanie dodatkowych, powierzonych przez pracodawcę zadań, na okres wykonywania tych zadań albo
  • pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Dalsze regulacje dotyczące dodatku specjalnego zawiera § 7 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (dalej: rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników). Dotyczą one:

  • sposobu ustalania wysokości dodatku,
  • górnej kwoty tego dodatku,
  • terminu jego wypłacania.

Jednak na podstawie art. 31d ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej w regulaminie wynagradzania instytucja może te kwestie uregulować inaczej, tj. korzystniej dla pracownika. Z pytania wynika, że tak właśnie zrobiono, wprowadzając inną niż w rozporządzeniu w sprawie wynagradzania pracowników granicę wysokości dodatku, podwyższając ją z 40% wynagrodzenia zasadniczego (§ 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wynagradzania) do 60%. To jest dopuszczalne.

Za nieprawidłowe jednak trzeba uznać przyznanie i wypłacenie kilku dodatków specjalnych. Z żadnego przepisu taka możliwość nie wynika, poza tym zmierzałoby to do obejścia prawa. W rozporządzeniu w sprawie wynagradzania została określona maksymalna kwota dodatku specjalnego, i choć można ją podwyższyć — jeśli instytucja ma na to środki — to zawsze chodzi o jeden dodatek specjalny. Po pierwsze dlatego, że w art. 31 ust. 4 ustawy o działalności kulturalnej jest mowa o dodatku specjalnym, a nie o dodatkach specjalnych, a po drugie – jaki cel miałoby ustalanie maksymalnej kwoty dodatku, skoro można by było przyznać go np. dwa czy nawet sześć razy?

Dodatek specjalny powinien być jeden, tak jak jeden jest etat i jedno jest wynagrodzenie zasadnicze.

W przypadku opisanym w pytaniu instytucja mogła przyznać pracownikowi jeden dodatek w kwocie do 60% wynagrodzenia zasadniczego za kilka dodatkowo powierzonych mu zadań. Pamiętać przy tym należy, że liczba zadań musi być możliwa do wykonania w ramach etatu, na jaki zatrudniony jest pracownik, i że dodatek specjalny związany z powierzeniem dodatkowych zadań może być przyznany tylko na czas określony, a nie na stałe. Dodatek specjalny nie może bowiem zastąpić wynagrodzenia za godziny nadliczbowe albo rekompensaty w postaci czasu wolnego za pracę ponad wymiar etatu. Na czas pełnienia funkcji kierowniczej (podczas nieobecności dyrektora) można było ewentualnie przyznać pracownikowi dodatek funkcyjny. Ale takie rozwiązanie powinno wynikać z regulaminu wynagradzania.

Przykładowo w przypadku zastępowania nieobecnego pracownika w regulaminie można zapisać:
Dodatek funkcyjny nie przysługuje pracownikowi pełniącemu funkcję kierowniczą za czas nieobecności trwającej dłużej niż 30 dni. Po tym czasie dodatek funkcyjny może być przyznany na czas określony osobie zastępującej pracownika nieobecnego. Czas przyznania dodatku funkcyjnego równa się w takim przypadku okresowi zastępowania pracownika pełniącego funkcję kierowniczą.

W przypadku takiego zapisu w regulaminie wynagradzania, w sytuacji dłuższej nieobecności pracownika nie otrzymuje on dodatku funkcyjnego, gdyż dodatek ten przechodzi na osobę go zastępującą.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 16 października 2018 r. poz. 1983)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz.U. z 4 listopada 2015 r. poz. 1798)