Pytanie

Pracownik, który jest zatrudniony na umowę o pracę, pobiera dodatkowo kilometrówkę za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. 6 stycznia 2024 r. było święto, za które pracownik odebrał dzień wolny 31 stycznia.
Czy w wyliczeniu kilometrówki trzeba uwzględnić 6 stycznia jako jeden dzień nieobecności?

Ryczałtu za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych nie obniża się, jeżeli 31 stycznia to dzień wolny odebrany za święto przypadające w sobotę. Jednak z pytania wynika, że rozliczenie używania przez pracownika jego prywatnego samochodu do celów służbowych następuje na podstawie kilometrówki — w tym przypadku przepisy nie przewidują pomniejszania jej kwoty o dni nieobecności pracownika w dni robocze, jak to ma miejsce w przypadku ryczałtu.

Wyjaśnienie

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych na warunkach określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie). Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Kwotę ryczałtu ustalonego za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Skoro w tym przypadku święto 6 stycznia przypadało w sobotę, a pracownik odebrał przysługujący mu dzień wolny 31 stycznia, to ten odebrany dzień nie jest dniem roboczym, o który zmniejsza się obliczony ryczałt za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Przy czym, jak wynika z pytania, rozliczenie używania przez pracownika jego prywatnego samochodu do celów służbowych następuje na podstawie kilometrówki (iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu wynikający z obowiązkowo prowadzonej ewidencji przebiegu), a w przypadku kilometrówki przepisy rozporządzenia nie przewidują pomniejszania jej kwoty o dni nieobecności pracownika w dni robocze, jak ma to miejsce w przypadku ryczałtu.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 26 marca 2002 r. poz. 271; ost. zm. Dz.U. z 2 stycznia 2023 r. poz. 5)