Pytanie

Instytucja kultury ponosi nakłady na ulepszenie boiska, które jest wpisane do jej ewidencji środków trwałych. Zgodnie z przyjętymi w instytucji kultury zasadami (polityką) rachunkowości nakłady, które w danym roku podatkowym przekroczą kwotę 3500 zł, podnoszą wartość środków trwałych. Jak należy prawidłowo zaksięgować fakturę dotyczącą budowy trybun wokół boiska oraz zapłatę za nią?

Państwowe i samorządowe instytucje kultury jako osoby prawne mają obowiązek prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z art. 2 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) z uwzględnieniem obowiązujących je zasad gospodarki finansowej, określonych w rozdziale 3 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Wyjaśnienie

Ewidencja księgowa instytucji kultury powinna zawsze być odzwierciedleniem przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości, do opracowania których zobowiązany jest dyrektor jednostki (art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).
Należy pamiętać o tym, że aby dany składnik majątku instytucja kultury mogła zakwalifikować do środków trwałych, to musi on spełniać łącznie następujące kryteria (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości):

  • przewidywany okres jego użyteczności musi być dłuższy niż rok,
  • jest kompletny, zdatny do użytkowania oraz
  • przeznaczony na potrzeby jednostki.

Kompletność i zdatność do użytku trybun, jako części składowej istniejącego już boiska (środka trwałego), powinno być potwierdzone protokołem technicznym. Bowiem same faktury zakupu dotyczące nakładów na budowę trybun o tym nie świadczą, określają jedynie wartość poszczególnych etapów budowy. W związku z tym faktury te instytucja powinna ewidencjonować na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”, a w momencie zakończenia budowy — przenieść na konto 010 „Środki trwałe”.

Ewidencja księgowa poniesionych nakładów na ulepszenie środków trwałych może przebiegać następująco:

  1. Faktury zakupu za wykonanie trybun:
    • Wn 080 „Środki trwałe w budowie” — kwota netto,
    • Wn 221 „VAT naliczony” — kwota VAT,
    • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”.
  2. Zapłata za faktury:
    • Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.
  3. Przyjęcie trybun na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego do ewidencji środków trwałych (OT):
    • Wn 010 „Środki trwałe”,
    • Ma 080 „Środki trwałe w budowie”.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330; ost. zm. Dz.U. z 28 maja 2013 r. poz. 613)