Pytanie

Gminny ośrodek kultury (GOK) realizuje projekt polegający na urządzeniu miejsca rekreacji i wypoczynku współfinansowany z Unii Europejskiej. Całkowity koszt przedsięwzięcia to 50 282,40 zł. Udział własny GOK wynosi 25 282,40 zł, a pożyczka od organizatora 25 000 zł. Jest to równowartość środków, które po realizacji inwestycji GOK otrzyma z Unii Europejskiej. GOK nie jest podatnikiem VAT, a w polityce rachunkowości ma zapis, że gdy dokonuje zapłaty bezpośrednio przy zakupie, to nie używa kont dotyczących rozrachunków z odbiorcami. Jak prawidłowo zaksięgować dotację z UE i pożyczkę od organizatora?

Realizacja projektu przez GOK spowoduje powstanie środka trwałego.
Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia środków trwałych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają kapitałów (funduszy) własnych, GOK powinien zaliczyć do rozliczeń międzyokresowych przychodów (art. 41 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Wyjaśnienie

Rozliczenia międzyokresowe przychodów zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych sfinansowanych z dotacji.

Jeśli dotacja pokrywa część wartości zakupionego środka trwałego, co ma miejsce w tym przypadku, to konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” GOK uzna proporcjonalnie do wartości pokrycia zakupu przez dotację.

W momencie otrzymania dotacji GOK ujmie ją w księgach rachunkowych zapisem:

  • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
  • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Otrzymanie pożyczki od organizatora GOK ujmuje na koncie zespołu 2 zgodnie z postanowieniami swojej polityki rachunkowości. Może to być konto pozostałych rozrachunków z wydzieloną analityką lub osobne konto, np. 251 „Pożyczki od organizatora”.
Wpływ dotacji z Unii Europejskiej zgodnie z umową ewidencjonuje się najczęściej na wydzielonym rachunku bankowym. Jednak, gdy umowa nie wymaga odrębnego rachunku bankowego, wpływ środków można ewidencjonować na koncie rachunku bieżącego z odpowiednią analityką. Przyjmując, że na wkład własny GOK otrzymał dotację celową, w księgach rachunkowych można dokonać następujących zapisów:

  1. Wpływ dotacji celowej na realizację projektu UE — kwota 25 282,40 zł:
    • Wn 135 „Rachunek bankowy projektu”,
    • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
  2. Wpływ pożyczki od organizatora — kwota 25 000 zł:
    • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
    • Ma 251 „Pożyczki od organizatora”.
  3. Przelew pożyczki na rachunek projektu UE — kwota 25 000 zł:
    • Wn 135 „Rachunek bankowy projektu”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.
  4. Zapłata faktury za usługi bądź środki trwałe wymagające montażu (zgodnie z zapisem w polityce rachunkowości) — kwota 50 282,40 zł:
    • Wn 080 „Środki trwałe w budowie”,
    • Ma 135 „Rachunek bankowy projektu”.
  5. Przyjęcie środka trwałego do używania:
    • Wn 011 „Środki trwałe”,
    • Ma 080 „Środki trwałe w budowie”.
  6. Wpływ środków z UE — kwota 25 282,40 zł:
    • Wn 135 „Rachunek bankowy projektu”,
    • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
  7. Przelew zrefundowanych środków na rachunek bieżący GOK — kwota 25 282,40 zł:
    • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
    • Ma 135 „Rachunek środków projektu”.
  8. Comiesięczna amortyzacja:
    • Wn 400 „Amortyzacja”,
    • Ma 070 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”; równolegle (tylko w części sfinansowanej dotacją):
    • Wn 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
    • Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Jeśli dotacja wpłynie na rachunek bankowy GOK już po rozpoczęciu odpisów amortyzacyjnych, to nie ma on obowiązku ich korygowania. Należy wówczas dokonać jednorazowej korekty dotyczącej części dotacji, która odpowiada kwocie odpisów amortyzacyjnych dokonanych aż do dnia wpływu dotacji, zapisem:

  • Wn 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
  • Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Otrzymaną od organizatora pożyczkę wykazuje się w pasywach bilansu jako zobowiązania długo- i krótkoterminowe, w zależności od okresu, na jaki została udzielona pożyczka. Natomiast dotację ze środków UE ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, również odpowiednio długo- i krótkoterminowe.
Proszę zwrócić uwagę, że upraszczanie zapisów poprzez księgowanie faktury i zapłaty za fakturę z pominięciem rozrachunków nie pozwala na kontrolę zobowiązań. W takiej
sytuacji nie można stwierdzić, czy instytucja dane zobowiązanie uregulowała lub czy uregulowała w terminie. Podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ustawy o rachunkowości).
Faktura stwierdza dokonanie zakupu oraz powstanie zobowiązania. Nie można na podstawie faktury zaksięgować wydatku (płatności), gdyż z faktury nie wynika, czy płatność nastąpiła.
Dowodem księgowym, na podstawie którego ewidencjonuje się zapłatę, jest:

  • dowód kasowy, gdy instytucja uregulowała zobowiązanie gotówką lub
  • wyciąg bankowy, gdy zobowiązanie instytucja uregulowała przelewem.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330; ost. zm. Dz.U. z 28 maja 2013 r. poz. 613)