Pytanie

Instytucja kultury odebrała zamówione materiały w styczniu 2023 r. W grudniu 2022 r. otrzymała za nie fakturę zaliczkową, a w styczniu 2023 r. fakturę końcową.
Czy i jak ująć fakturę zaliczkową w księgach rachunkowych i w bilansie za 2022 r. oraz w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2022 r.?

Wpłacona zaliczka w księgach rachunkowych instytucji kultury nie podlega zaliczeniu do kosztów tego roku.

Wyjaśnienie

W księgach rachunkowych instytucji kultury należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Ewidencja księgowa zaliczki na poczet zakupu materiałów w księgach 2022 r. może przebiegać następująco:

  1. Zapłata zaliczki:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
    • Ma 130 „Rachunek bieżący”.
  2. Faktura zaliczkowa:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
    • Wn 221 „VAT naliczony”,
    • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.

Jeśli do ewidencji faktur zaliczkowych instytucja kultury nie stosuje konta 300 „Rozliczenie zakupu”, to z faktury zaliczkowej ujęciu w księgach rachunkowych będzie podlegał jedynie VAT naliczony podlegający odliczeniu:

  • Wn 221 „VAT naliczony”,
  • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.

Natomiast fakturę końcową ujmuje się w księgach rachunkowych 2023 r. zapisem:

  • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn 221 „VAT naliczony”,
  • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.

Saldo Wn konta 300 „Rozliczenie zakupu” oznacza materiały w drodze.

Jeśli wpłacona zaliczka obejmowała całą kwotę należności, to ujęciu w księgach rachunkowych podlega tylko faktura zaliczkowa (nie księguje się już faktury ostatecznej wystawionej na kwotę 0 zł).

Natomiast w momencie dostawy materiałów, czyli w 2023 r., w księgach rachunkowych instytucja kultury powinna wprowadzić zapis:

  • Wn 310 „Materiały” lub 401 „Zużycie materiałów i energii”,
  • Ma 300 „Rozliczenie zakupu” lub 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (gdy instytucja nie stosuje konta 300).

Dla celów bilansowych zaliczka wykazywana jest jako składnik zapasów, a zatem zaliczkę należy wykazać w pozycji B. „Aktywa obrotowe”, I. „Zapasy”, 5. „Zaliczki na dostawy i usługi”.

Zaliczki na dostawę materiałów w sprawozdaniu Rb-N ujmuje się w wierszu N5.1 „pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług”.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 16 stycznia 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 14 lutego 2023 r. poz. 295)
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 29 grudnia 2020 r. poz. 2396; ost. zm. Dz.U. z 28 grudnia 2021 r. poz. 2431)