Instytucja kultury odebrała zamówione materiały w styczniu 2023 r. W grudniu 2022 r. otrzymała za nie fakturę zaliczkową, a w styczniu 2023 r. fakturę końcową.
Czy i jak ująć fakturę zaliczkową w księgach rachunkowych i w bilansie za 2022 r. oraz w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2022 r.?
Wpłacona zaliczka w księgach rachunkowych instytucji kultury nie podlega zaliczeniu do kosztów tego roku.
W księgach rachunkowych instytucji kultury należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).
Ewidencja księgowa zaliczki na poczet zakupu materiałów w księgach 2022 r. może przebiegać następująco:
Jeśli do ewidencji faktur zaliczkowych instytucja kultury nie stosuje konta 300 „Rozliczenie zakupu”, to z faktury zaliczkowej ujęciu w księgach rachunkowych będzie podlegał jedynie VAT naliczony podlegający odliczeniu:
Natomiast fakturę końcową ujmuje się w księgach rachunkowych 2023 r. zapisem:
Saldo Wn konta 300 „Rozliczenie zakupu” oznacza materiały w drodze.
Jeśli wpłacona zaliczka obejmowała całą kwotę należności, to ujęciu w księgach rachunkowych podlega tylko faktura zaliczkowa (nie księguje się już faktury ostatecznej wystawionej na kwotę 0 zł).
Natomiast w momencie dostawy materiałów, czyli w 2023 r., w księgach rachunkowych instytucja kultury powinna wprowadzić zapis:
Dla celów bilansowych zaliczka wykazywana jest jako składnik zapasów, a zatem zaliczkę należy wykazać w pozycji B. „Aktywa obrotowe”, I. „Zapasy”, 5. „Zaliczki na dostawy i usługi”.
Zaliczki na dostawę materiałów w sprawozdaniu Rb-N ujmuje się w wierszu N5.1 „pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług”.