Uwaga!
Opracowanie i wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej w instytucji kultury to obowiązek dyrektora!
Instytucje kultury mają obowiązek:
Aby ułatwić przygotowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych w Państwa instytucji kultury redakcja Poradnika Instytucji Kultury przygotowała wyjątkową publikację pt.
Instrukcja kancelaryjna w instytucjach kultury. Praktyczny przewodnik z wzorami dokumentów.
Znajdą w niej Państwo:
Publikację uzupełniają wzory niezbędnych dokumentów, także w edytowalnej wersji Word na załączonym pendrive!
Gorąco zachęcamy do lektury.
Wprowadzenie
1. Przepisy kancelaryjne i archiwalne
1.1. Instrukcja kancelaryjna
1.2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
1.3. Instrukcja archiwalna
1.4. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej w instytucji kultury
2. Systemy kancelaryjne
2.1. System kancelaryjny tradycyjny
2.2. System kancelaryjny EZD
2.3. Zalety i wady systemów kancelaryjnych
3. Wykaz akt, podział dokumentacji na kategorie archiwalne, ustalanie symbolu pisma–sprawy
3.1. Klasyfikowanie dokumentacji na podstawie kryteriów rzeczowych
3.2. System klasyfikacji dziesiętnej
3.3. Ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt
3.3.1. Materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”
3.3.2. Materiały niearchiwalne oznaczone symbolem „B”
3.4. Ustalanie symbolu pisma sprawy
4. Dokumenty niejawne i finansowe
4.1. Dokumenty niejawne
4.2. Dokumenty finansowe
5. Archiwizowanie i brakowanie dokumentów
5.1. Archiwum zakładowe
5.2. Brakownie dokumentacji niearchiwalnej
5.3. Przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego
6. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności instytucji lub jej reorganizacji
7. Przepisy karne
8. Wzory dokumentów
8.1. Instrukcja kancelaryjna
8.1.1. Zarządzenie dyrektora w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej
8.1.2. Instrukcja kancelaryjna
8.1.3. Symbole komórek organizacyjnych
8.1.3.A. Symbole komórek organizacyjnych w bibliotece
8.1.3.B. Symbole komórek organizacyjnych w domu kultury
8.1.3.C. Symbole komórek organizacyjnych w muzeum
8.1.3.D. Symbole komórek organizacyjnych w teatrze
8.1.4. Jednolity, rzeczowy wykaz akt
8.1.4.A. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla biblioteki
8.1.4.B. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla domu kultury
8.1.4.C. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla muzeum
8.1.4.D. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla teatru
8.1.5. Wzór formularza spisu spraw
8.1.6. Wykaz haseł I, II, III rzędu
8.1.6.A. Wykaz haseł I, II, III rzędu w bibliotece
8.1.6.B. Wykaz haseł I, II, III rzędu w domu kultury
8.1.6.C. Wykaz haseł I, II, III rzędu w muzeum
8.1.6.D. Wykaz haseł I, II, III rzędu w teatrze
8.1.7. Wzór pieczątki wpływu
8.1.8. Wzór strony tytułowej (okładki) teczki aktowej
8.1.9. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego
8.2. Instrukcja archiwalna
8.2.1. Zarządzenie dyrektora w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej
8.2.2. Instrukcja archiwalna
8.2.3. Wzór opisu teczki aktowej
8.2.4. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt
8.2.5. Spis zdawczo-odbiorczy akt, dostosowanych do ewidencji akt osobowych byłych pracowników
8.2.6. Spis dokumentacji aktowej (niearchiwalnej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
8.2.7. Spis dokumentacji technicznej (niearchiwalnej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
8.2.8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
8.2.9. Karta udostępniania/potwierdzenia odbioru akt
8.2.10. Księga udostępniania akt
8.2.11. Protokół w przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, które są na stanie ewidencji w archiwum zakładowym
8.2.12. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
8.2.13. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych
8.2.14. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych — akt osobowych
8.2.15. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych — technicznych