• Zmieniona ustawa o działalności kulturalnej wprowadza pojęcie inwestycji, którym mają posługiwać się instytucje i organizatorzy przy udzielaniu dofinansowania
  • Ewidencjonowanie wszystkich wydatków związanych z realizowaną inwestycją pomoże rozliczyć nakłady po jej zakończeniu
  • Zadania inwestycyjne wymagają kalkulacji, bo wpływają na koszty całej inwestycji

Pojęcie inwestycji pojawia się po ostatniej (z 31 sierpnia 2011 r.) nowelizacji ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej). W zmienionym nowelizacją dotychczasowym art. 28 ust. 3 pkt 2 ustawy o działalności kulturalnej zdecydowano, że koszty inwestycji realizowanej przez instytucję kultury będą finansowane lub dofinansowane przez organizatora w formie dotacji celowej. Co ważne, zakres pojęcia dotacji celowej z ustawy o działalności kulturalnej jest tożsamy z tym funkcjonującym w art. 127 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Ustawa o finansach publicznych nie zawiera definicji inwestycji, podobnie zresztą jak nie określa, co należy rozumieć pod pojęciem środków trwałych czy środków trwałych w budowie.

Nie zmienia to jednak faktu, że przyznanie dotacji celowej, zgodnie z ogólnymi zasadami, musi wynikać z podstawy prawnej. W poprzednim brzmieniu ustawy o działalności kulturalnej dotacje celowe były udzielane na podstawie art. 32, który był jednak nieprecyzyjny. Obecnie ograniczono możliwość udzielania dotacji celowych wyłącznie do zadań obligatoryjnych, także inwestycji, zgodnie z art. 127 ustawy o finansach publicznych. Wszystko zaś po to, by w przyszłości uniknąć finansowania inwestycji z udzielanej na dany rok dotacji podmiotowej, którą instytucje niejednokrotnie wydatkowały nieprawidłowo.

Inwestycja i jej etapy

Na inwestycje nie należy patrzeć tylko przez pryzmat ustawy o działalności kulturalnej czy ustawy o finansach publicznych. Trzeba też mieć na uwadze ustawę z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości). To w niej jako jedynej z wymienionych tu aktów prawnych znajduje się bowiem definicja inwestycji rozumianych jako aktywa nabyte w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów, uzyskania z nich przychodów w formie odsetek, dywidend (udziałów w zyskach) lub innych pożytków, w tym również z transakcji handlowej, a w szczególności aktywa finansowe (art. 3 pkt 17).

Zaznaczyć przy tym jednak należy, że inwestycje realizowane przez instytucje kultury to nie to samo co środki trwałe w budowie, które zaliczane są do aktywów trwałych środków trwałych w okresie budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego (art. 3 pkt 16 i 17 w związku z art. 28 ustawy o rachunkowości).

Najczęściej inwestycje finansowane są z dotacji celowej, a ostatnio także ze środków unijnych. Instytucje kultury mogą także prowadzić inwestycję ze środków własnych. Gospodarność wymaga zabezpieczenia środków na całość inwestycji z góry.
Następnym krokiem jest opracowanie dokumentacji zgodnie z procedurami wewnętrznymi, prawidłowym zakwalifikowaniem np. wydatków strukturalnych i kontrolą zarządczą włącznie. To wymaga także decyzji, czy inwestycja będzie prowadzona przez podmiot zewnętrzny (co wiąże się z koniecznością zawarcia umowy, a wcześniej wyłonienia wykonawcy w trybie zamówień publicznych), czy też będzie realizowana systemem gospodarczym przez instytucję kultury.

Dopiero jednak realizacja inwestycji daje podstawy do wydatkowania środków w przypadku zleceń zewnętrznych lub ich faktyczne wydatkowanie przy sposobie gospodarczym. Istotne jest, aby w ewidencji kosztów inwestycji w trakcie jej realizacji znalazły się wszystkie poniesione na ten cel wydatki. To pomoże w jej późniejszym rozliczeniu.

Należy pamiętać, że w księgach rachunkowych instytucji trzeba uwzględnić wszystkie koszty inwestycji. Zgodnie bowiem z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy. I tak, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Natomiast środki trwałe w budowie — w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Rozliczenie inwestycji pod kątem dotacji celowej to — zgodnie z art. 250 i 251 ustawy o finansach publicznych — wykonanie odpowiednich czynności objętych umową dotacyjną, które służą do wykazania prawidłowości wydatkowania oraz jej wysokości. Prawidłowe dokumentowanie wydatków z dotacji celowej stanowi zatem podstawę do jej rozliczenia i ewentualnego zwrotu środków niewykorzystanych.

Grunt to klasyfikacja

Prawidłowe określenie inwestycji i zakresu planowanych prac ma kluczowe znaczenie dla kosztów, jakie trzeba będzie ponieść przy jej realizacji.
Inwestycje mogą być bowiem prowadzone wspólnie przez kilka podmiotów na podstawie umowy lub zamówienia publicznego. Przedsięwzięcie inwestycyjne, bo o nim w takich przypadkach mowa, to realizacja kilku inwestycji naraz, z których jedna jest inwestycją wiodącą, a pozostałe mają charakter wspierający. Przykładem może być stworzenie parku wokół amfiteatru w celu poprawienia wartości kulturalnej inwestycji wiodącej, czyli budowy amfiteatru.

Co więcej, inwestycja może składać się z realizacji zadania inwestycyjnego, czyli tylko części zaplanowanej inwestycji, która może być eksploatowana, mimo że cała inwestycja jeszcze nie została ukończona (np. oddanie do użytku jednego z kilku budynków galerii). Dlatego uwzględnienie zadania inwestycyjnego ma znaczenie przy ewidencji i kalkulacji kosztów.

Jak księgować inwestycje?

Konto 080 „Środki trwałe w budowie” — służy do ewidencji i rozliczenia kosztów inwestycji, modernizacji oraz ulepszenia istniejącego środka trwałego lub obcego wykonanego systemem zleconym, jak również zakupu nowego środka trwałego.

Na stronie WN konta 080 ujmuje się:

  1. koszty opracowania projektów, ekspertyz,
  2. wartość robót budowlanych, instalacyjnych,
  3. wartość materiałów w tym tych otrzymanych nieodpłatnie,
  4. wartość zamontowanych urządzeń i maszyn do wykonania robót montażowo-budowlanych,
  5. wynagrodzenie za pełnienie nadzoru budowlanego,
  6. koszty podróży służbowych związanych z przygotowaniem i realizacją inwestycji,
  7. prowizje bankowe, odsetki bankowe od zaciągniętego kredytu na pokrycie kosztów inwestycji, różnice kursowe,
  8. pozostałe koszty bezpośrednie i pośrednie związane z inwestycją, modernizacją, ulepszeniem istniejącego środka trwałego oraz zakupem nowego środka trwałego.

Na stronie Ma konta 080 ujmuje się rozliczenie środków trwałych w budowie:

  1. wartość przyjętych do użytkowania środków trwałych,
  2. koszty zaniechanych inwestycji, czyli inwestycji, które nie przyniosły efektu,
  3. wartość materiałów odzyskanych w trakcie realizacji inwestycji,
  4. dodatnie różnice kursowe,
  5. wartość sprzedanych lub nieodpłatnie przekazanych inwestycji.

Ewidencja szczegółowa do konta 080 „Środki trwałe w budowie” winna posiadać rozbudowaną analitykę z podziałem na poszczególne zadania, a także podział na pozycje umożliwiające prawidłową wycenę inwestycji oraz źródła ich finansowania.

Konto 080 „Środki trwałe w budowie” może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonej.

Podstawy prawne

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. Nr 257, poz. 1726)
  • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno użytkowym (Dz.U. Nr 130, poz. 1389)