Pytanie

Nasz ośrodek kultury zorganizował w tym roku wypoczynek zimowy dla dzieci i młodzieży w ramach akcji „Zima w mieście”. Otrzymaliśmy na ten cel dotację z gminy oraz darowiznę.
Jak ująć i rozliczyć organizację zajęć w księgach rachunkowych?

Ośrodek kultury prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) oraz ustawą z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, która w rozdziale 3. normuje zasady gospodarki finansowej instytucji kultury. Sposób i zasady ewidencji kosztów ośrodek kultury ustala samodzielnie i ma obowiązek opisać je w polityce (zasadach) rachunkowości.

Wyjaśnienie

Wariant ewidencji kosztów, który przyjmie, powinien przede wszystkim uwzględniać specyfikę działalności ośrodka i jego potrzeby w zakresie sprawozdawczości.

Najczęściej ośrodki kultury, które prowadzą różnego rodzaju działalność (np. warsztaty muzyczne, baletowe, malarskie, zespół tańca), prowadzą ewidencję kosztów zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5. Ewidencja kosztów w zespole 5 pozwala na kontrolę i analizę ponoszonych kosztów w podziale na poszczególne formy działalności. Ułatwia także rozliczenie zadań, które są dotowane.

Dotacja otrzymana z gminy na dofinansowanie organizacji wypoczynku zimowego dzieci i młodzieży jest dotacją celową (art. 127 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).

W księgach rachunkowych wpływ dotacji na rachunek ośrodka ujmuje się zapisem:

  • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
  • Ma 740 „Dotacje budżetowe”.

W przypadku darowizny od osób fizycznych lub prawnych na realizację akcji „Zima w mieście” zalicza się ją do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości) w korespondencji z kontem:

  • Wn 130 „Rachunek bankowy”, jeśli dotyczy środków pieniężnych,
  • Ma 310 „Materiały” lub 401 „Zużycie materiałów i energii”, gdy dotyczy materiałów (np. farby przeznaczone na zajęcia plastyczne).

Natomiast koszty dotyczące wypoczynku zimowego w ramach akcji „Zima w mieście” można zaewidencjonować następująco (pominięto ewentualny VAT):

  1. Faktura zakupu materiałów na zajęcia plastyczne:
    • Wn 401-1 „Zużycie materiałów i energii” — materiały,
    • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami” równolegle:
    • Wn 500-4 „Koszty działalności podstawowej” — akcja „Zima w mieście”,
    • Ma 490 „Rozliczenia kosztów”.
  2. Faktura za bilety do teatru:
    • Wn 404 „Usługi obce”,
    • Ma 500-4 „Koszty działalności podstawowej” akcja „Zima w mieście”.
  3. Faktura zakupu środków czystości:
    • Wn 401-2 „Zużycie materiałów i energii” — środki czystości,
    • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”

    księgowanie równoległe:

    • Wn 500-1 „Koszty działalności podstawowej” — warsztaty taneczne,
    • Wn 500-2 „Koszty działalności podstawowej” — warsztaty malarskie,
    • Wn 500-3 „Koszty działalności podstawowej” — warsztaty fotograficzne,
    • Wn 500-4 „Koszty działalności podstawowej” — akcja „Zima w mieście”,
    • Ma 490 „Rozliczenie kosztów”.

Dotacje otrzymane z gminy ośrodek musi rozliczyć, dostarczając odpowiednie dokumenty do urzędu. Rodzaj tych dokumentów oraz sposób sporządzenia sprawozdania określa organ dotujący.

Najczęściej oprócz sprawozdania opisowego należy przedstawić także faktury, rachunki oraz umowy.

Podstawy prawne

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)
  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 207, poz. 1230)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 240, poz. 1429)