Pytanie

Instytucja kultury wynajmuje salę i pobiera kaucję z chwilą zawarcia umowy rezerwacji. W przypadku braku szkód kaucja jest zwracana, a jeśli nastąpią lub jeśli najemca odstępuje od umowy, instytucja zatrzymuje kaucję.
Jak prawidłowo księgować tego typu operację?

W zależności od postanowień umownych kaucja może podlegać zaliczeniu na poczet spłaty zobowiązania, podlegać zwrotowi po wygaśnięciu umowy lub stanowić odszkodowanie w razie niewywiązania się z zobowiązania. W każdym przypadku instytucja kultury musi wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie zapisy.

Wyjaśnienie

Ze względu na to, że kaucja ma charakter zwrotny, nie jest przychodem dla instytucji kultury. Jednak może się nim stać w przypadku rozliczenia jej w poczet odszkodowania. Jeśli najemca dokonał wszelkich rozliczeń, to należy kaucję zwrócić. Ewentualnie powstałe szkody należy udokumentować:

  • protokołem zniszczeń podpisanym przez obie strony,
  • oświadczeniem lub zgodą najemcy na zatrzymanie kaucji na poczet likwidacji zaistniałych szkód (może to wynikać z zawartej umowy),
  • oświadczeniem o potrąceniu z kwoty kaucji należności za powstałe szkody.

Kary i odszkodowania zalicza się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości), a zatem księgowania mogą przebiegać następująco:

  1. Otrzymanie kaucji:
    • Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.
  2. Zwrot kaucji:
    • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
    • Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”.
  3. Zatrzymana tytułem odszkodowania kaucja:
    • Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
    • Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”.

W sprawozdaniu finansowym otrzymane kaucje instytucja kultury prezentuje jako zobowiązania długo- albo krótkoterminowe — w zależności od terminu zwrotu kaucji zgodnie z warunkami umowy.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 1 lutego 2021 r. poz. 217; ost. zm. Dz.U. z 14 lipca 2022 r. poz. 1488)