Pytanie

Instytucja kultury jest ujęta w planie kontroli urzędu miasta jako jednostka podlegająca kontroli przez pracownika urzędu miejskiego – inspektora ds. kontroli wewnętrznej w dziale kontroli i audytu wewnętrznego urzędu. W planie kontroli ujęty jest przedmiot kontroli, ale nie jest wskazany jej zakres. Przy czym nie chodzi tu o komisję rewizyjną rady miejskiej.

  • Na jakich zasadach i podstawie prawnej organizator może przeprowadzać taką kontrolę w instytucji kultury?
  • Czy kontrolujący ma obowiązek wskazać jej zakres oraz okres, w którym będzie przeprowadzana?

Organizator, jako jednostka udzielająca dotacji, ma obowiązek sprawowania nadzoru nad jej wykorzystaniem, dlatego może on kontrolować instytucję kultury w tym zakresie przy zachowaniu jej autonomii i samodzielności finansowej.

Wyjaśnienie

Rada gminy kontroluje działalność wójta, gminnych jednostek organizacyjnych oraz jednostek pomocniczych gminy i w tym celu powołuje komisję rewizyjną (art. 18a ust. 1 Ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym). Rada gminy jako organ kolegialny nie ma możliwości dokonywania bezpośredniej kontroli. Komisja rewizyjna jest organem obligatoryjnym i musi zostać powołana.

W wielu gminach, niezależnie od komisji rewizyjnej, organy wykonawcze tworzą wyodrębnione komórki organizacyjne lub stanowiska do spraw kontroli wewnętrznej.

Mają one prawo kontrolować także instytucje kultury. Osoba kontrolująca instytucję kultury powinna mieć odpowiednie umocowania, które przedstawia przed rozpoczęciem kontroli. Osoba kontrolująca ma takie same prawa jak komisja rewizyjna.

O tym, jakie dokumenty instytucja ma obowiązek przedstawić kontrolującemu i na jakich zasadach, oraz czy ma obowiązek udostępnić listy płac, pisaliśmy w sierpniowym Poradniku Instytucji Kultury z 2013 r., w artykule „Kontrola z urzędu miasta w instytucji kultury”.

Najczęściej w planie kontroli jest wyszczególniony jej temat lub przedmiot (np. kontrola wybranych zadań realizowanych przez daną instytucję kultury).

Nie zawsze jest w nim określony ścisły zakres danej kontroli. Jednak, moim zdaniem, przed rozpoczęciem kontroli dyrektor instytucji kultury powinien zostać poinformowany o jej zakresie.

Jeśli dyrektor instytucji kultury ma jakiekolwiek wątpliwości co do rzetelności i obiektywności osoby kontrolującej, powinien niezwłocznie powiadomić o tym organizatora.

Podstawa prawna

Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz.U. z 23 maja 2013 r. poz. 594; ost. zm. Dz.U. z 24 marca 2014 r. poz. 379).