Pytanie

Od kwietnia 2017 r. do marca 2018 r. instytucja opłacała zaniżone składki ubezpieczenia wypadkowego. W styczniu 2019 r. skorygowała zaległość — zapłaciła zaległe składki razem z odsetkami.
Jak zaksięgować to zdarzenie i czy zaliczyć do roku 2018 czy 2019?

Korekty wykrytych błędów ewidencjonuje się w zależności od ich istotności oraz od tego, czy sprawozdanie finansowe za lata poprzednie zostało już zatwierdzone czy też nie.

Wyjaśnienie

Popełnione w danym roku obrotowym błędy, wykryte po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, które instytucja uznaje za istotne, wymagają korekty w księgach rachunkowych danego roku obrotowego i odpowiedniej zmiany rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, instytucja kultury otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie (art. 54 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości). Jednocześnie powinna wprowadzić odpowiednie zapisy do ksiąg rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. A zatem po wykryciu w 2019 r., po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2018 r., ale przed jego zatwierdzeniem, błędu, mającego istotny wpływ na to sprawozdanie, instytucja kultury powinna otworzyć księgi za 2018 r. i wprowadzić do nich zapisy korygujące. Następnie należy na nowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2018 r. Ustawa o rachunkowości nie reguluje skutków wykrycia błędu nieistotnego przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. W praktyce przyjmuje się, że taką korektę można ująć w księgach roku następnego. Przy czym, jeśli dotyczy ona kosztów lub przychodów działalności operacyjnej, wykazuje się ją w pozostałych kosztach lub przychodach operacyjnych.

Natomiast jeśli instytucja kultury otrzymała istotne informacje po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała (art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości). W opisanym w pytaniu przypadku korekta taka dotyczy składek za 2017 r., które instytucja skoryguje w księgach roku 2018.

Proszę pamiętać, że korekta błędów popełnionych w latach poprzednich często wpływa na rozliczenia z tytułu podatku dochodowego. Trzeba wówczas złożyć odpowiednią korektę zeznania podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 22 lutego 2019 r. poz. 351)