Pytanie

Muzeum w 2012 r. otrzymało dotację z programów unijnych na remont kotłowni. Do tej pory nie była ona amortyzowana. Budynek, w którym mieści się kotłownia, nie jest własnością muzeum — instytucja kultury użytkuje go na podstawie umowy użyczenia z 2004 r. Po wykonaniu prac kotłownię zaksięgowano na konto Wn 011-05 „Środki trwałe — specjalistyczne maszyny urządzenia i aparaty — grupy 5”, Ma 800 „Fundusz instytucji kultury”.
Jak poprawić ten błąd?

Instytucja kultury ma obowiązek skorygowania każdego wykrytego błędu w księgach, bez względu na to, kiedy on powstał.

Wyjaśnienie

Nakłady poniesione na remont instytucja kultury ujmuje na kontach kosztów działalności operacyjnej, bez względu na ich wartość. Gdy wydatki poniesione na remont są istotne (np. przy remoncie generalnym), można rozliczyć je w czasie za pomocą konta „Rozliczenia międzyokresowe czynne”.

Dla celów bilansowych za środki trwałe uważa się takie składniki majątku, które są przeznaczone na potrzeby instytucji kultury lub zostały oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu (art. 3 ust. 1 pkt 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Jednak kotłownia nie jest środkiem trwałym instytucji kultury, a zatem nie było podstaw do zaksięgowania tego składnika w jej ewidencji środków trwałych. Muzeum wykorzystuje cudzy (organizatora) środek trwały na podstawie umowy użyczenia; może więc ująć go w ewidencji pozabilansowej, np. na koncie 090 „Obce środki trwałe”.

Ze względu na to, że instytucja nie amortyzowała kotłowni, nie zawyżała ani nie zaniżała kosztów w rachunku zysków i strat, a tym samym wyniku finansowego, pozostała błędna suma bilansowa. Moim zdaniem wystarczy wyksięgować wartość środka trwałego zapisem:

  • Wn 800 „Fundusz instytucji kultury”,
  • Ma 011 „Środki trwałe”

lub zastosować storno czerwone (w zależności od zapisów w polityce rachunkowości).

Storno czerwone polega na dokonaniu zapisu na tych samych kontach co zapis korygowany, po tych samych stronach tych kont i w tej samej wartości, ale ze znakiem minus. Storno czerwone powoduje anulowanie błędnego z zapisu oraz usuwa jego wpływ na obroty na kontach. Poza korektą danych prezentowanych w bilansie informacja o błędzie z lat ubiegłych powinna się znaleźć w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 20 lutego 2018 r. poz. 395; ost. zm. Dz.U. z 30 marca 2018 r. poz. 650)