Pytanie

Czy instytucja kultury może ująć w planie finansowym koszty reprezentacji? Jeśli tak, to jakie koszty można do nich zaliczyć? Czy np. zaproszenie kontrahenta na kawę lub obiad w celu przeprowadzenia rozmów dotyczących zawieranych umów jest działaniem nadzwyczajnym o charakterze reprezentacyjnym, czy powszechnie przyjętą praktyką i można zaliczyć te koszty do kosztów uzyskania przychodów?

Koszty reprezentacji mogą być ujęte w planie finansowym instytucji kultury, jeśli będą służyły realizacji jej celów statutowych. Wydatki o charakterze reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Wyjaśnienie

Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (art. 27 ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej).

Plan finansowy należy sporządzić zgodnie z przepisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych).
Zatem podstawą gospodarki finansowej państwowych i samorządowych osób prawnych, a więc i instytucji kultury, jest plan finansowy (art. 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Jednostki te wyodrębniają w swoich planach finansowych (art. 31 ustawy o finansach publicznych):

  • przychody z prowadzonej działalności,
  • dotacje z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
  • koszty, w tym: wynagrodzenia i składki od nich naliczane, płatności odsetkowe wynikające z zaciągniętych zobowiązań, a także zakup towarów i usług,
  • środki na wydatki majątkowe,
  • środki przyznane innym podmiotom,
  • stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku,
  • stan środków pieniężnych na początek i koniec roku.

A zatem, plan finansowy powinien zawierać m.in. wszelkie planowane koszty związane z funkcjonowaniem instytucji kultury. Mogą to więc być także wydatki mające charakter reprezentacyjny.

Często jednak można mieć wątpliwości, czy dany wydatek ma taki właśnie charakter. W tej sprawie wielokrotnie wypowiadały się organy podatkowe.

Z interpretacji podatkowych

(…) reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 5 stycznia 2012 r., sygn. IPTPB3/423-253/11-4/PM

Przy czym, świadome kształtowanie właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o nim, które spowoduje jego pozytywne postrzeganie przez osoby zewnętrzne. Dla osób tych będzie to z kolei zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów, usług itd. Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności, itp. W niektórych sytuacjach wizerunkiem pozytywnym będzie ten, który wykaże cechy podmiotu takie jak prostota, zapobiegliwość, oszczędność itp.

Jeśli chodzi o możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych). Koszty reprezentacji zostały więc wprost wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Trzeba jednak pamiętać o dwóch ważnych sprawach:

  • w planie finansowym mogą się znaleźć tylko takie koszty reprezentacyjne, które wiążą się z realizacją celów statutowych danej instytucji kultury (z pytania można wywnioskować, że wspomniane w nim koszty taką rolę spełniają);
  • instytucja kultury powinna zwracać uwagę, aby koszty te nie były nadmiernie wysokie, czyli ustalane w dowolnej wysokości. Instytucje kultury, jako jednostki sektora finansów publicznych, muszą działać gospodarnie i utrzymywać swoje wydatki na poziomie racjonalnym.

Warto też wspomnieć, że wydatki reprezentacyjne niezwiązane z realizacją celów statutowych oraz ponoszone w nadmiernej wysokości i niezgodnie z planem finansowym mogą spowodować odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 11 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Podstawy prawne

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 16 kwietnia 2012 r. poz. 406)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 291, poz. 1707)
  • Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. nr 14, poz. 114; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 240, poz. 1429)
  • Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397; ost. zm. Dz.U. z 3 kwietnia 2012 r. poz. 362)