Czy instytucja kultury może ująć w planie finansowym koszty reprezentacji? Jeśli tak, to jakie koszty można do nich zaliczyć? Czy np. zaproszenie kontrahenta na kawę lub obiad w celu przeprowadzenia rozmów dotyczących zawieranych umów jest działaniem nadzwyczajnym o charakterze reprezentacyjnym, czy powszechnie przyjętą praktyką i można zaliczyć te koszty do kosztów uzyskania przychodów?
Koszty reprezentacji mogą być ujęte w planie finansowym instytucji kultury, jeśli będą służyły realizacji jej celów statutowych. Wydatki o charakterze reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (art. 27 ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej).
Plan finansowy należy sporządzić zgodnie z przepisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych).
Zatem podstawą gospodarki finansowej państwowych i samorządowych osób prawnych, a więc i instytucji kultury, jest plan finansowy (art. 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Jednostki te wyodrębniają w swoich planach finansowych (art. 31 ustawy o finansach publicznych):
A zatem, plan finansowy powinien zawierać m.in. wszelkie planowane koszty związane z funkcjonowaniem instytucji kultury. Mogą to więc być także wydatki mające charakter reprezentacyjny.
Często jednak można mieć wątpliwości, czy dany wydatek ma taki właśnie charakter. W tej sprawie wielokrotnie wypowiadały się organy podatkowe.
Z interpretacji podatkowych
(…) reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 5 stycznia 2012 r., sygn. IPTPB3/423-253/11-4/PM
Przy czym, świadome kształtowanie właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o nim, które spowoduje jego pozytywne postrzeganie przez osoby zewnętrzne. Dla osób tych będzie to z kolei zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów, usług itd. Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności, itp. W niektórych sytuacjach wizerunkiem pozytywnym będzie ten, który wykaże cechy podmiotu takie jak prostota, zapobiegliwość, oszczędność itp.
Jeśli chodzi o możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych). Koszty reprezentacji zostały więc wprost wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Trzeba jednak pamiętać o dwóch ważnych sprawach:
Warto też wspomnieć, że wydatki reprezentacyjne niezwiązane z realizacją celów statutowych oraz ponoszone w nadmiernej wysokości i niezgodnie z planem finansowym mogą spowodować odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 11 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).