Czy w umowach zawieranych przez gminny ośrodek kultury i sportu powinno się wskazać obok osoby dyrektora również głównego księgowego jako stronę w umowie?
Zasadniczo to dyrektor instytucji kultury zarządza nią i reprezentuje ją na zewnątrz. Główny księgowy instytucji nie figuruje jako strona umowy, tj. łącznie z dyrektorem, ponieważ przepisy Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) nie przewidują zasady kolegialnej reprezentacji. Jednak trzeba pamiętać o obowiązkach głównego księgowego w zakresie spraw powodujących powstanie zobowiązań dla instytucji kultury. Chodzi o konieczność kontrasygnowania dokumentów dotyczących danej operacji.
Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki (dyrektor instytucji kultury) powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie m.in. dokonywania wstępnej kontroli (art. 54 ust. 1 pkt 3 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych):
Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji (art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).
Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
W tym przypadku można zastosować powołane przepisy, zwłaszcza do umów powodujących skutki finansowe (zobowiązania) dla instytucji kultury. Nie oznacza to jednak, że główny księgowy musi figurować jako strona umowy. Trzeba bowiem pamiętać, że to dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 17 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej). Takie postanowienie ustawy wprowadza jednoznacznie zasadę jednoosobowej reprezentacji.
Oznacza to, że wprowadzanie zasady kolegialnej reprezentacji (np. dyrektora z głównym księgowym lub z inną upoważnioną osobą) jest sprzeczne z powołanym przepisem. Takie stanowisko zajął np. WSA w Łodzi z 24 marca 2010 r. (sygn. akt II SA/Łd 62/10).