Pytanie

Czy w umowach zawieranych przez gminny ośrodek kultury i sportu powinno się wskazać obok osoby dyrektora również głównego księgowego jako stronę w umowie?

Zasadniczo to dyrektor instytucji kultury zarządza nią i reprezentuje ją na zewnątrz. Główny księgowy instytucji nie figuruje jako strona umowy, tj. łącznie z dyrektorem, ponieważ przepisy Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) nie przewidują zasady kolegialnej reprezentacji. Jednak trzeba pamiętać o obowiązkach głównego księgowego w zakresie spraw powodujących powstanie zobowiązań dla instytucji kultury. Chodzi o konieczność kontrasygnowania dokumentów dotyczących danej operacji.

Wyjaśnienie

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki (dyrektor instytucji kultury) powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie m.in. dokonywania wstępnej kontroli (art. 54 ust. 1 pkt 3 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych):

  • zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
  • kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji (art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

  • nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
  • nie zgłasza też zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
  • zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W tym przypadku można zastosować powołane przepisy, zwłaszcza do umów powodujących skutki finansowe (zobowiązania) dla instytucji kultury. Nie oznacza to jednak, że główny księgowy musi figurować jako strona umowy. Trzeba bowiem pamiętać, że to dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 17 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej). Takie postanowienie ustawy wprowadza jednoznacznie zasadę jednoosobowej reprezentacji.

Oznacza to, że wprowadzanie zasady kolegialnej reprezentacji (np. dyrektora z głównym księgowym lub z inną upoważnioną osobą) jest sprzeczne z powołanym przepisem. Takie stanowisko zajął np. WSA w Łodzi z 24 marca 2010 r. (sygn. akt II SA/Łd 62/10).

Podstawa prawna

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 16 kwietnia 2012 r. poz. 406; ost. zm. Dz.U. z 13 lipca 2016 r. poz. 1020)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 18 listopada 2016 r. poz. 1870; ost. zm. Dz.U. z 30 grudnia 2016 r. poz. 2260)