Pytanie

Niewykorzystaną do końca roku budżetowego kwotę dotacji zwraca się do budżetu jednostki samorządu terytorialnego do 31 stycznia następnego roku (art. 251 ust. 1 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).
Czy w związku z tym zobowiązanie wobec organizatora należy ująć w księgach w chwili naliczenia (styczeń), czy w roku, którego dotacja dotyczy?

Naliczoną do zwrotu kwotę instytucja kultury ujmuje w księgach rachunkowych zgodnie z polityką rachunkowości.

Wyjaśnienie

Instytucja kultury musi przestrzegać podstawowych zasad rachunkowości, do których należą zasada memoriału, współmierności oraz istotności.

Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości) wskazuje, że wszystkie przychody i koszty powinny być ujęte w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym w okresie odpowiadających im działań bez względu na termin ich zapłaty.

W praktyce oznacza to, że w wyniku finansowym wykazuje się daną operację niezależnie od tego, czy nastąpił wpływ lub wydanie środków pieniężnych.

Zasada współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości) wskazuje, że instytucja kultury musi ująć koszty, które wywołują określone przychody w tym samym okresie, w którym ujęte zostały przychody. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym uznaje się za istotne (art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości), gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań finansowych.

Niewykorzystaną dotację ujmuje się w księgach rachunkowych roku, za który sporządzane jest sprawozdanie, na koncie 740 „Dotacja podmiotowa” w korespondencji z kontem Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analitycznie: „Rozliczenie z tytułu dotacji”). Przy czym, jeśli kwota do zwrotu jest nieistotna, to można zaewidencjonować ją w momencie zwrotu, czyli w roku następnym jako pozostałe koszty operacyjne.

Natomiast przelew środków do organizatora należy ująć w księgach rachunkowych zgodnie z datą jego dokonania.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 1 lutego 2021 r. poz. 217; ost. zm. Dz.U. z 30 listopada 2020 r. poz. 2123)
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 18 lutego 2021 r. poz. 305)