• Wszystkie wydatki należy prawidłowo ująć w dokumentacji księgowej projektu
  • Nieterminowe rozliczanie środków unijnych może narazić instytucję na konieczność zapłaty wysokich odsetek
  • Ważne jest poprawne sporządzenie wniosku beneficjenta o płatność

Instytucja kultury, jako beneficjent środków unijnych, ma obowiązek okresowego rozliczania otrzymanej dotacji. Aby uniknąć błędów, warto zapoznać się z zasadami dotyczącymi rozliczania środków. Zależą one od rodzaju programu, z którego instytucja otrzymuje środki. Jednak nawet dobra znajomość wytycznych nie pozwala ustrzec się przed popełnianiem błędów.

Przedstawiamy najczęściej popełniane przez beneficjentów błędy podczas rozliczania unijnych dotacji otrzymanych z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z którego często korzystają także instytucje kultury.

Dokumenty przedstawiane do rozliczenia

Wszystkie wydatki rozliczane w projekcie powinny mieć odzwierciedlenie w dokumentach księgowych instytucji.
Bardzo częstym błędem jest:

  • brak podpisów pod informacją o weryfikacji pod względem merytorycznym oraz pod względem formalno-rachunkowym,
  • wpisanie błędnej wartości wydatków kwalifikowalnych rozliczanych danym dokumentem.

Ponadto, na dokumentach związanych z towarami (usługami) nabytymi w drodze przetargów powinno znaleźć się odniesienie do ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Instytucja jako beneficjent powinna posiadać dokumenty potwierdzające faktyczne poniesienie wydatków, tj. wyciągi z konta projektu, raporty kasowe (nie dotyczy to jedynie wkładu niepieniężnego).

Jeśli w dokumentacji projektowej znajdują się kserokopie dokumentów, osoba uprawniona (np. dyrektor instytucji, kierownik projektu lub księgowy w projekcie) powinna je potwierdzić na każdej stronie „za zgodność z oryginałem”. Tak samo należy opisać wszelkie kopie dokumentów przedkładane do instytucji dokonującej rozliczenia.

Powszechnym błędem jest również niewłaściwe dokonywanie poprawek na dokumentach finansowych. Przy korektach nie wolno stosować korektorów. Poprawek dokonuje się zgodnie z obowiązującymi zasadami korygowania dokumentów księgowych (art. 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości), tj. poprzez skreślenie błędnych danych, wpisanie prawidłowych, podanie daty poprawki oraz zaparafowanie zmiany.

Terminowe rozliczenie otrzymanych środków

Dokumentem, na podstawie którego instytucja rozlicza otrzymane środki, jest wniosek beneficjenta o płatność. Należy go złożyć w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, jednak nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.

Beneficjent składa wniosek nie później niż w terminie 10 dni roboczych (w przypadku wniosku końcowego — 30 dni) od zakończenia danego okresu rozliczeniowego (przy czym za dzień złożenia wniosku o płatność uznaje się dzień nadania go w placówce pocztowej).

Niedotrzymanie terminu wiąże się z koniecznością naliczenia odsetek jak dla zaległości podatkowych. Ponieważ są one liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność nawet jeden dzień spóźnienia może narazić instytucję na konieczność zapłaty wysokich odsetek.

Wniosek o płatność

Stosunkowo rzadko zdarza się beneficjentom przygotować wniosek o płatność bezbłędnie. Często są to „drobne” uchybienia, tj. błędna nazwa projektu, numer umowy czy okres realizacji projektu. Pojawiają się jednak także poważne błędy rachunkowe czy rozbieżności między wyciągami bankowymi a zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

Wraz z wnioskiem o płatność do instytucji weryfikującej wniosek należy przedłożyć wszystkie załączniki, które stanowią całość rozliczenia i potwierdzają poniesione wydatki, tj. wyciąg bankowy z konta projektu, raporty kasowe lub zestawiania płatności gotówkowych.

Wniosek musi podpisać osoba wskazana w dokumentacji projektu. W przypadku, gdy wniosek podpisuje ktoś inny, należy załączyć stosowne pełnomocnictwo dla osoby podpisującej.

Wniosek należy złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Zdarzają się jednak sytuacje, że beneficjent zapomina załączyć wersję elektroniczną wniosku lub jest ona niezgodna z wersją papierową (różne sumy kontrolne).

Wypełniając wniosek o płatność, szczególną uwagę trzeba zwrócić na następujące elementy:

Pkt 2 (6) Nr umowy/decyzji

Numer umowy musi być aktualny na dzień składania danego wniosku o płatność. Należy zwrócić uwagę na kolejne aneksy i zmiany numeru umowy z nich wynikające. Natomiast w momencie składania korekty wniosku numer umowy musi się zgadzać z numerem na dzień składania pierwotnej wersji wniosku, nie zaś korekty.

Pkt 4 Postęp finansowy realizacji projektu

  • Kolumna 1 i 2 — podobnie jak w przypadku numeru umowy, dane te muszą być zgodne z obowiązującym w dniu składania pierwotnej wersji wniosku o płatność wnioskiem o dofinansowanie;
  • Kolumna 4 — należy uwzględnić kwoty wydatków rozliczonych poprzednimi wnioskami o płatność, ale wyłącznie te zatwierdzone przez IP (zgodnie z otrzymanymi informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność). Może się więc zdarzyć sytuacja, że w drugim wniosku o płatność kolumna ta będzie zerowa, ponieważ poprzedni wniosek nie został jeszcze zatwierdzony. Nie należy ujmować wydatków rozliczanych danym wnioskiem. Analogiczna sytuacja występuje w pkt. 8 (kolumna od początku realizacji projektu) oraz pkt. 9 (wiersz 3) wniosku beneficjenta o płatność.

Pkt 6 Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem

W tabeli nie należy wykazywać odsetek od środków otrzymanego dofinansowania. Odsetki stanowią dochód budżetu państwa (lub dochód beneficjenta, np. gdy beneficjentem jest jednostka samorządu terytorialnego), jednak nie wykazuje się ich we wniosku o płatność.

Pkt 10 Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe

Punkt ten przysparza beneficjentom zdecydowanie najwięcej trudności. W harmonogramie należy wykazać jedynie przyszłe okresy rozliczeniowe (z każdym kolejnym wnioskiem o płatność będzie on krótszy, natomiast we wniosku końcowym będzie on pusty):

  • Kolumna Planowane wydatki — suma kwot w niej zamieszczonych, kwoty wydatków rozliczanych obecnym wnioskiem o płatność oraz kwoty rozliczanej poprzednimi wnioskami o płatność (nawet jeśli są niezatwierdzone), musi być równa całkowitej wartości projektu. W planowanych wydatkach należy również uwzględnić wkład własny, jeśli konieczne jest jego wniesienie.
  • Kolumna Planowana kwota wnioskowana — suma kolejnych wnioskowanych transz z tej kolumny, kwoty otrzymanych transz oraz transz, na które instytucja oczekuje (np. wnioskowała o nie w poprzednich wnioskach o płatność, ale ich jeszcze nie otrzymała), musi być równa całkowitej wartości dofinansowania projektu. W kolumnie tej należy uwzględnić wyłącznie kwotę dofinansowania, bez wkładu własnego.

Załącznik nr 1 — zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

W zestawieniu nie można wykazywać kwot ujemnych (np. korekty faktur). Jeśli instytucja poniosła wydatek i skorygowała go w tym samym okresie, należy wykazać poprawną wartość kwoty kwalifikowalnej, tj. z uwzględnieniem korekty. Natomiast w przypadku, gdy korekta wartości wydatku kwalifikowalnego odnosi się do wydatku ujętego w już zatwierdzonym wniosku o płatność, powinna zostać ujęta w pkt. 7 Korekty finansowe.

Punkty zestawienia, w których pojawia się najwięcej błędów i na które należy zwrócić szczególną uwagę:

  • Kolumna 1 — numer dokumentu powinien być zgodny z numerem widniejącym na dokumencie i na wyciągach bankowych. Zdarzają się sytuacje, gdy na wyciągu brakuje numeru dokumentu, jest on błędny lub niepełny. Należy wówczas załączyć do wniosku stosowne wyjaśnienie. Ponadto, w załączniku umieszcza się wyłącznie dokumenty księgowe, dlatego też nie można w nim wykazać np. faktury pro forma.
  • Kolumna 4 — data zapłaty powinna być zgodna z datą widniejącą na wyciągu bankowym bądź w raporcie kasowym. W przypadku gdy wydatek opłacony jest gotówką lub z konta instytucji, należy wpisać faktyczną datę zapłaty kontrahentowi, nie zaś datę refundacji wydatku z konta projektu na konto prywatne instytucji. Ponadto pamiętać należy o ujęciu wszystkich dat zapłaty związanych z danym dokumentem, np. gdy wydatek opłacany jest w ratach. W celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniem należy wykazać datę zapłaty wynagrodzenia netto, datę zapłaty składek do ZUS oraz datę zapłaty podatku do urzędu skarbowego.
  • Kolumna 8 i 9 — kwota dokumentu brutto i netto odnosi się do wartości całego dokumentu księgowego (niezależnie od tego, czy cała kwota jest kwalifikowalna w ramach projektu). Różnica pomiędzy tymi kwotami może wynikać wyłącznie z VAT. W przypadku wynagrodzeń kwoty te są tożsame.

Ponadto, jeśli na jednej fakturze znajdują się towary o różnej stawce VAT, to dany wydatek trzeba ująć w osobnych wierszach, w zależności od stawki. W takim przypadku kwota dokumentu brutto oraz netto jest jednakowa w każdym z wierszy (gdyż dotyczy całego dokumentu), natomiast różne są kwoty wydatków kwalifikowalnych i wartości VAT.

Przykład

Dom kultury organizuje szkolenie na opiekunów osób starszych. Chce rozliczyć:

  • dokumenty dotyczące wynagrodzenia koordynatora projektu (1),
  • fakturę na zakup poczęstunku dla uczestników szkolenia, na której produkty objęte są różnymi stawkami VAT (2),
  • fakturę na zakup materiałów biurowych na kwotę 1500 zł, na której wydatki dotyczące projektu stanowią kwotę 400 zł (3).

Jak poprawnie ująć te wydatki w zestawieniu? Poprawne rozliczenie wydatków prezentują odpowiednie wiersze zestawienia:

  • dokument nr 1 — wiersz 1,
  • dokument nr 2 — wiersze 2–4,
  • dokument nr 3 — wiersz 5.

Podstawy prawne

  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585)