• Dzięki prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów można zapewnić rzetelne i wiarygodne sprawozdania finansowe
  • Nieprawidłowości w inwentaryzacji mogą skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
  • Najwięcej nieprawidłowości w inwentaryzacji wskazuje się w bibliotekach

Instytucje kultury, jak wszystkie jednostki prowadzące pełne księgi rachunkowe, mają obowiązek dokonania inwentaryzacji. Jako jednostki sektora finansów publicznych powinny tak ją przygotować, przeprowadzić i rozliczyć, aby nie doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 1 ustawy z 17
grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, dalej: ustawa o dyscyplinie). Nie można zatem:

  • zaniechać przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji;
  • przeprowadzić lub rozliczyć inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: ustawa o rachunkowości).

Należy zwrócić uwagę, że wystarczy spełnić wymogi ustawy o rachunkowości, chociaż niektóre zasady czy terminy dokonywania inwentaryzacji wynikają z przepisów szczególnych o:

  • wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie;
  • sposobie ewidencji materiałów bibliotecznych; zakresie, formach i sposobie ewidencjonowania zabytków w muzeach.

W ustawie o rachunkowości nie ma odesłań do szczególnych zasad inwentaryzacji wynikających z innych przepisów, dlatego z perspektywy naruszenia dyscypliny finansów publicznych nie mają one większego znaczenia.

Błędy, które skutkują pociągnięciem do odpowiedzialności

Oto zestawienie nieprawidłowości, których wystąpienie w instytucji kultury może być uznane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych — w odniesieniu do poszczególnych przepisów ustawy o rachunkowości:

art. 4

  • nieustalanie lub niesprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • ustalenie stanu aktywów i pasywów w innej wysokości niż rzeczywisty ich stan;

art. 7

  • błędna wycena aktywów i pasywów,
  • łamanie zakazu kompensat wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych (np. poprzez kompensatę niedoborów pieniężnych i nadwyżek w rekwizytach);

art. 17

  • nieustalenie stanu materiałów i towarów, które zostały w momencie zakupu odpisane w koszty,
  • niedokonanie korekty kosztów o ustalony zapas materiałów i towarów,
  • zastosowanie nieodpowiedniej jednostki miary do rodzaju materiału (np. sztuki, gdy należy zastosować jednostkę wagi);

art. 18

  • brak zestawienia sald wszystkich ksiąg pomocniczych (analityki) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,
  • brak zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów przed rozpoczęciem inwentaryzacji (to zestawienie umożliwia ustalenie nadwyżek i niedoborów);

art. 26

  • przeprowadzenie inwentaryzacji na inny dzień niż 31 grudnia (nie dotyczy to likwidacji, połączenia lub podziału instytucji kultury),
  • przepisywanie składników majątku z ewidencji na arkusze spisu z natury,
  • nieprzeprowadzenie inwentaryzacji gotówki w kasie,
  • niespisanie z natury maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
  • brak dokumentu dotyczącego wyjaśnienia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, które ustalono podczas spisu z natury,
  • dokonanie spisu z natury po 31 grudnia,
  • brak inwentaryzacji należności w drodze potwierdzenia stanu tych aktywów (uzgodnienia sald),
  • wysyłka uzgodnienia sald po 31 grudnia,
  • brak inwentaryzacji gruntów i innych nieruchomości,
  • brak uzasadnienia dokonania inwentaryzacji w drodze porównania danych z odpowiednimi dokumentami dla aktywów i pasywów, które powinny być inwentaryzowane w drodze spisu z natury lub w wyniku uzgodnienia sald,
  • nieinwentaryzowanie aktywów obcych znajdujących się w instytucji kultury,
  • niepoinformowanie o wynikach spisu aktywów obcych podmiotów, do których one należą, np. jeżeli galeria ma wypożyczone obrazy, musi poinformować właściciela tych obrazów o wynikach spisu z natury,
  • brak inwentaryzacji należności spornych i wątpliwych w drodze porównania danych z odpowiednimi dokumentami, np. umowami, fakturami, dowodami wpłat, pismami kontrahentów, wezwaniami do zapłaty, pozwami itp.,
  • przeprowadzenie w okresie urlopowym inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów, które nie znajdują się na składowisku strzeżonym lub terenie strzeżonym (rekwizytów, np. w garderobach),
  • brak ustaleń dotyczących zwiększenia lub zmniejszenia składników aktywów od dnia spisu z natury do dnia bilansowego,
  • nieuzyskiwanie od innych podmiotów potwierdzenia stanu własnych składników aktywów powierzonych tym podmiotom (np. wypożyczonych muzealiów),
  • zakończenie inwentaryzacji składników aktywów po 15 stycznia roku kolejnego,
  • ustalanie stanu zapasów (objętych ewidencją ilościowo-wartościową) w ciągu 2 lat bez określenia, jaki obszar jednostki (jakie pomieszczenie lub pomieszczenia) jest traktowany jako składowisko strzeżone,
  • ustalanie stanu środków trwałych w ciągu 4 lat bez określenia, jaki obszar jednostki jest traktowany jako teren strzeżony,
  • nieobjęcie co roku inwentaryzacją zapasu materiałów i towarów objętych ewidencją wartościową,
  • brak umowy o odstąpieniu od przeprowadzenia inwentaryzacji w przypadku połączenia lub podziału instytucji kultury;

art. 27

  • brak procedury wewnętrznej (np. instrukcji przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji) dotyczącej sposobu udokumentowania inwentaryzacji i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych,
  • dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z formalnie przyjętymi zasadami (np. stosowanie innych wzorów druków niż przewidziane w instrukcji, która powinna być wdrożona do stosowania zarządzeniem),
  • brak dokumentu dotyczącego wyników inwentaryzacji (np. protokołu różnic inwentaryzacyjnych) zatwierdzonego przez dyrektora lub zarządcę instytucji kultury,
  • brak rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (np. brak polecenia księgowania odnoszącego na odpowiednie konta księgowe nadwyżki i niedobory),
  • brak lub niewystarczające wyjaśnienia dotyczące różnic inwentaryzacyjnych, co może wpłynąć na nieprawidłowe rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,
  • nieujawnienie nadwyżek,
  • odniesienie różnic inwentaryzacyjnych w innym roku niż dotyczy inwentaryzacja.

Gdy sprawozdanie bada biegły…

W instytucjach kultury, których sprawozdanie finansowe bada biegły rewident (jeśli spełnione są przesłanki z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości lub wynika to ze statutu) kierownik jednostki ma zawrzeć z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych umowę o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym jego udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Koszty wykonania czynności rewizji finansowej ponosi instytucja kultury.

Pozostałe nieprawidłowości

Do pozostałych nieprawidłowości związanych z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi (w instrukcji) oraz naruszeniem innych przepisów, o których była mowa na wstępie, można zaliczyć:

  • brak kontroli wyrywkowej poprawności arkuszy spisowych,
  • ruch składników majątku podczas spisu z natury (pożyczki między polami spisowymi),
  • w przypadku kasy i magazynu dokonywanie spisu z natury bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie,
  • jednoczesne spisywanie aktywów i ich wycena przez tę samą osobę (spis z natury realizowany przez jedną osobę),
  • niepowołanie zespołów spisowych,
  • brak podziału jednostki na pola spisowe lub ich błędne ustalenie,
  • spisywanie z natury urządzeń infrastruktury (np. grzejniki, instalacja wodociągowa, monitoring wizyjny, sieć komputerowa), które podlegają inwentaryzacji w drodze porównania danych z odpowiednimi dokumentami w związku z tym, że nie ma możliwości zobaczenia całości w obrębie jednego pola spisowego,
  • brak oceny przydatności inwentaryzowanych aktywów rzeczowych,
  • nietraktowanie arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania,
  • podczas spisu z natury metodą czytnikową niesporządzanie zestawienia składników, które nie posiadają kodu kreskowego — dotyczy to tych instytucji kultury, które posiadają rekwizyty i nie mogą one posiadać kodu kreskowego, np. stroje ludowe itp.,
  • potwierdzanie stanu zobowiązań przez uzgodnienie sald,
  • brak przeszkolenia zespołów spisowych przed przystąpieniem do spisu z natury,
  • powołanie w skład komisji inwentaryzacyjnej głównego księgowego,
  • nieprzygotowywanie pól spisowych przez osoby odpowiedzialne materialnie,
  • niewłaściwe przygotowanie, wydawanie i rozliczanie arkuszy spisów z natury,
  • nieprawidłowe ustalenie stanu paliwa, gazu w zbiornikach niewyposażonych w urządzenia pomiarowe.

Najczęstsze błędy

Z kolei do typowych błędów inwentaryzacyjnych w instytucjach kultury należy zaliczyć:

  • nieprzeprowadzenie skontrum materiałów bibliotecznych,
  • przeprowadzenie skontrum niezgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych,
  • nieustalenie przez kierownika biblioteki, nie rzadziej jednak niż raz w roku, sporządzenia zestawienia liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych,
  • niedopuszczaniu do inwentaryzowania jednostek niekompletnych w przypadku wydawnictw ciągłych cennych i ważnych dla biblioteki,
  • niewybranie odpowiedniej metody przeprowadzenia skontrum dla rodzaju materiałów bibliotecznych,
  • niestosowanie się do terminów skontrum (co 5 lub 10 lat),
  • niepowołanie komisji skontrowej,
  • brak opracowania regulaminu dla komisji skontrowej,
  • niesporządzenie protokołu po przeprowadzeniu inwentaryzacji przez komisję skontrową,
  • niedokonanie komisyjnej kontroli zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów w muzeum (co 5 lub 10 lat).

Dyrektor instytucji kultury musi być świadomy tego, że to dzięki prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów można zapewnić rzetelne i wiarygodne sprawozdania finansowe. Warto pamiętać, że główny księgowy może odpowiadać jedynie wtedy, gdy ma powierzone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości, za inwentaryzację w drodze potwierdzenia stanu należności z kontrahentami prowadzącymi pełne księgi rachunkowe oraz poprzez porównanie danych z odpowiednimi dokumentami, w tym za ich wycenę i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. Za spis z natury odpowiada zawsze dyrektor instytucji kultury.

Podstawy prawne

  • Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228)
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 199, poz. 1175)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283)
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz.U. Nr 202, poz. 2073)