Pytanie

Dyrektor wrócił z zagranicznej delegacji do Niderlandów. Podczas jej rozliczenia okazało się, że opłata za nocleg za jedną dobę przekroczyła 130 euro, które przewidziano w przepisach jako limit noclegu za dobę w tym kraju, do wysokości którego pracownik korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego i oskładkowania.
Czy w takiej sytuacji nadwyżki ponad limit za nocleg pracownik uzyskuje przychód opodatkowany i oskładkowany? Jeżeli tak, to czy taką nadwyżkę można wprowadzić jako przychód pracownika na oddzielnej liście płac?

Tak, nadwyżka ponad taki limit podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i oskładkowaniu. Należności takich nie trzeba jednak ujmować na odrębnej liście płac.

Wyjaśnienie

Przychodami, w tym ze stosunku pracy, są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, przede wszystkim wynagrodzenia, ale też świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 11 ust. 1, art. 1 ust. 1 Ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof).

Przedmiotowym zwolnieniem od podatku objęto zaś diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).

Limity tych świadczeń określa Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Z poz. 71 załącznika do niego wynika m.in., że kwota limitu na nocleg z tytułu podróży służbowej do Niderlandów wynosi 130 euro, co oznacza, że nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu.

Dodatkowo z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączono m.in. diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika — do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (§ 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Należności z tytułu podróży służbowych stanowiących przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu, czyli nadwyżki ponad limity objęte zwolnieniem od podatku i składek, wykazuje się na liście płac, ale nie musi to być odrębna lista płac.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 24 czerwca 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. z 11 sierpnia 2022 r. poz. 1692)
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 5 lutego 2013 r. poz. 167)
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. Dz.U. z 19 października 2017 r. poz. 1949; ost. zm. Dz.U. z 23 lutego 2022 r. poz. 449)