Pytanie

Czy w czasie nieobecności głównego księgowego instytucji kultury dokumenty płacowe czy rozliczenia z ZUS może podpisywać skarbnik gminy, czy też powinna to być osoba wyznaczona przez dyrektora, p.o. kierownika biblioteki, nieposiadająca jednak odpowiednich kwalifikacji?
Czy osoba pracująca w urzędzie gminy, która ma kwalifikacje do objęcia stanowiska głównego księgowego, może również pracować w instytucji kultury na tym stanowisku?

W jednostce sektora finansów publicznych główny księgowy powinien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Osoba zastępująca głównego księgowego również musi mieć kwalifikacje wymagane na tym stanowisku.

Wyjaśnienie

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność. Tak wynika z art. 54 ust. 1 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych). Jedyny wyjątek od tej zasady wprowadza art. 54 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, z którego wynika, że jeśli instytucja przekazała księgowość do tzw. wspólnej obsługi, to w takim przypadku w instytucji kultury nie zatrudnia się głównego księgowego, a jednostka obsługująca — czyli organizator — zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez osobę spełniającą odpowiednie wymogi.

Głównym księgowym w instytucji kultury jako jednostce sektora finansów publicznych może być osoba, która (art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych):

  1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) — strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego;
  2. ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
  3. nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe;
  4. posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego;
  5. spełnia jeden z następujących warunków:
    • ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
    • ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
    • jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
    • posiada certyfikat księgowy, uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeśli więc instytucja kultury nie podpisała umowy o wspólnej obsłudze księgowej z organizatorem, to musi mieć głównego księgowego zatrudnionego u siebie. W sytuacji dłuższej nieobecności głównego księgowego należy wyznaczyć spośród pracowników jego zastępcę, o ile posiada kwalifikacje wymagane na tym stanowisku.

Gdyby takiego pracownika nie było, trzeba zatrudnić na zastępstwo osobę z odpowiednimi kwalifikacjami. Nie ma przeszkód prawnych, aby była to osoba już zatrudniona w urzędzie gminy. Ze względu na to, że głównym księgowym może być tylko pracownik instytucji kultury, to nie może go zastępować osoba z zewnątrz, niezatrudniona w instytucji kultury, a taką osobą jest skarbnik gminy.

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 10 listopada 2017 r. poz. 2077; ost. zm. Dz.U. z 24 maja 2018 r. poz. 1000)