Autor:

Pytanie

Czy pracownikowi, który podczas kwarantanny lub izolacji domowej wykonuje pracę zdalną, obniża się wysokość ryczałtu (proporcjonalnie za dni wykonywania tej pracy) za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej pracodawca może obniżyć ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Wyjaśnienie

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, czyli pracę zdalną (art. 3 ust. 1 Ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, dalej: ustawa COVID-19).

Przypominam, że (art. 3 ust. 3–8 ustawy COVID-19):

  • wykonywanie pracy zdalnej można polecić, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy (w szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych);
  • narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca;
  • przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
  • na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania (pracownik sporządza taką ewidencję w formie i z częstotliwością określoną w takim poleceniu);
  • pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli chodzi o wykorzystywanie do celów służbowych prywatnego samochodu osobowego pracownika, to zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie używania prywatnych pojazdów do celów służbowych). Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie używania prywatnych pojazdów do celów służbowych). Wynika z tego, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Warto byłoby określić zasady takiego pomniejszania ryczałtu w zawartej umowie o używanie samochodu do celów służbowych.

Wtedy sytuacja byłaby jasna i nie budziła wątpliwości. Zakres i zasady pomniejszania ryczałtu podczas pracy zdalnej wynikałyby bowiem z zapisów zawartej umowy.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. Dz.U. z 20 października 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 15 kwietnia 2021 r. poz. 694)
  • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 26 marca 2002 r. poz. 271; ost. zm. Dz.U. z 22 marca 2011 r. poz. 308)