Pytanie

Gminny ośrodek kultury (GOK) z dotacji celowej sfinansował wykonanie filmu video dla zespołu regionalnego (faktura za realizację zdjęć, montaż, wygenerowanie plików filmowych) koniecznego do udziału w międzynarodowym festiwalu folklorystycznym. Koszt wykonania filmu to około 5000 zł.
Czy koszt produkcji filmu można ująć w ewidencji środków trwałych zespołu 4 czy bezpośrednio w koszty usług na koncie 402, a ilościowo — w ewidencji pozabilansowej środków trwałych zespołu 4?

Wszystko zależy od tego, czy płyta CD spełnia definicję środka trwałego, oraz od zapisów w polityce rachunkowości instytucji kultury.

Wyjaśnienie

Faktura, która zawiera koszty wykonania zdjęć i wygenerowania plików najprawdopodobniej zawiera też koszt samego nośnika (płyty CD). Jeśli zatem wykonana usługa doprowadziła do wytworzenia środka trwałego, to w ewidencji trzeba ująć środek trwały. Przypominam, że środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby instytucji kultury (art. 3 ust. 1 pkt 15 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Proszę pamiętać, że tylko w przypadku nieistotnej wartości początkowej składnika majątku spełniającego warunki uznania go za środek trwały możliwe jest stosowanie uproszczeń. Jednak, gdy płyta CD została wykorzystana tylko w celu prezentacji i instytucja kultury nie będzie jej używała dłużej niż rok, to, moim zdaniem, można jej wartość bezpośrednio odpisać w koszty.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 15 grudnia 2017 r. poz. 2342; ost. zm. Dz.U. z 29 listopada 2017 r. poz. 2201)