Pytanie

Czy samorządowa instytucja kultury koszty i przychody na przełomie miesiąca musi ujmować memoriałowo, czy może kasowo?

Dla celów bilansowych stosuje się podstawowe zasady rachunkowości, a wśród nich zasadę memoriału.

Wyjaśnienie

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości). Przez okres sprawozdawczy rozumie się okres, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych (art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości).

W praktyce termin okres sprawozdawczy ma zastosowanie do rozliczenia miesięcznego, a następnie do rozliczenia rocznego. Zasada memoriału mówi o roku obrotowym, jednak trzeba ją stosować również w okresie miesiąca (jeżeli miesiąc przyjęto jako okres sprawozdawczy).

Oznacza to, że np. koszty usługi wykonanej w marcu 2023 r. powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych miesiąca, którego usługa dotyczy, czyli w księgach marca 2023 r. Data wystawienia czy też otrzymania faktury dokumentującej taki koszt nie ma tu znaczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 16 stycznia 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 14 lutego 2023 r. poz. 295)