Pytanie

Instytucja kultury otrzymała od gminy refaktury — obciążenie za zakup materiałów promocyjnych za poprzednie lata oraz notę księgową — obciążenie za zakup flag. Zakupione w ubiegłym roku przez gminę materiały promocyjne instytucja będzie sprzedawać w swoim sklepiku w tym roku. Co zrobić z tymi dokumentami księgowymi, jak je zaksięgować? Czy gmina mogła w taki sposób przekazać odpłatnie materiały promocyjne?

Gmina może wystawić zarówno fakturę (refakturę) za zakup materiałów promocyjnych, które są przeznaczone do dalszej odsprzedaży przez instytucję kultury, jak również notę obciążeniową za zakupione materiały (w tym przypadku flagi).

Wyjaśnienie

Pojęcia refakturowania nie określają przepisy, jednak ukształtowało się ono w praktyce gospodarczej i odnosi się w zasadzie do usług. Refakturowaniem określa się więc ponowienie czynności fakturowania (dokumentowania sprzedaży). Zasadniczo wiąże się z wystawieniem faktury na całą lub część kwoty, na jaką opiewa pierwotna faktura zakupu, aby udokumentować odsprzedaż towarów, materiałów czy usług, bez doliczania marży i bez zmiany stawki VAT.
Refakturowanie materiałów promocyjnych jest zatem następstwem dalszej ich odsprzedaży bez zysku. Gmina może wystawić fakturę (refakturę) na materiały promocyjne, zwłaszcza jeśli zostało to uzgodnione wcześniej. Nie powinno jednak dojść do sytuacji, w której gmina wystawia fakturę za materiały, których instytucja kultury nie chciała zakupić.

Materiały promocyjne instytucja kultury otrzymała pod koniec zeszłego roku, a od tego roku będą one sprzedawane w sklepiku. A zatem dla instytucji kultury będą one stanowiły towary. Fakturę od gminy trzeba zaewidencjonować, biorąc pod uwagę art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, instytucja kultury otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, powinna odpowiednio je zmienić, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy.

Przy czym, jeśli sprawozdanie finansowe instytucji kultury podlega badaniu, powinna także powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Natomiast jeśli takie informacje instytucja kultury otrzymała po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.

Przyjmując, że sprawozdanie finansowe nie zostało jeszcze zatwierdzone, przyjęcie materiałów promocyjnych przeznaczonych do sprzedaży można ująć w księgach rachunkowych 2011 r. zapisem:

  • Wn 330 „Towary”,
  • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.

Saldo konta „Rozliczenie zakupu” będzie przedstawiało dostawy niefakturowane.

Natomiast w księgach okresu bieżącego należy ująć fakturę otrzymaną od gminy w następujący sposób:

  • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn 221 „VAT naliczony”,
  • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami” (analitycznie: Rozliczenia z gminą).

Gmina może wystawić również notę obciążeniową za zakupione flagi. Warto pamiętać, że nota księgowa wystawiana jest wtedy, gdy do danej operacji nie mają zastosowania przepisy o VAT. Choć z opisu to nie wynika, można przyjąć, że flagi będą wykorzystywane przez instytucję kultury, można zatem dokonać następujących zapisów:

  1. Otrzymanie noty księgowej:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
    • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami” (analitycznie: Rozliczenia z gminą).
  2. Przyjęcie flag na magazyn:
    • Wn 310 „Materiały”,
    • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.
  3. Wydanie flag z magazynu:
    • Wn 409 „Pozostałe koszty operacyjne”,
    • Ma 310 „Materiały”.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 232, poz. 1378)