Pytanie

Instytucja kultury realizuje projekt współfinansowany ze środków ministerstwa kultury. Po zakończeniu realizacji projektu i jego podsumowaniu okazało się, że zarówno koszty jego realizacji, jak i przychody (ze sprzedaży biletów na zorganizowane wydarzenie i wpływy od sponsorów) były dużo wyższe od planowanych.
Czy instytucja powinna wykazać w sprawozdaniu z dotacji do ministerstwa całość poniesionych kosztów w projekcie, a więc również te, które przekroczyły plan i zostały sfinansowane ze środków własnych?
Czy jednostka może pokryć nieplanowane koszty w przedsięwzięciu z nadwyżki przychodów i wykazać je jako nową kategorię w sprawozdaniu?
Czy w rozliczeniu dotacji konieczne jest przypisywanie przychodów do konkretnych faktur?

Rozliczenie projektu określa umowa o jego dofinansowanie i instytucja kultury musi się do tych warunków dostosować.

Wyjaśnienie

Umowa dotacyjna projektu prawie zawsze zawiera zapis, w którym beneficjent (w tym przypadku instytucja kultury) jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej przychodów, kosztów i wydatków realizowanego projektu. A więc nie tylko środków z dotacji, ale także innych pozyskanych środków, jak również kosztów i wydatków.

Zatem instytucja powinna wykazać wszystkie przychody i koszty związane z projektem, również te związane z przychodami i kosztami wyższymi niż zakładane w projekcie.

Do raportu z realizacji projektu jednostka załącza listę wydatków oraz dokumentów, do których należą w szczególności:

  1. kopie:
    • faktur lub równoważnych dokumentów,
    • umów,
    • list płac osób związanych z projektem;
  2. potwierdzenie:
    • dokonania zapłaty,
    • wykonania usług.

Prawdopodobnie w umowie dotacyjnej jest także określone, w jaki sposób powinny być opisane faktury dotyczące projektu, w tym, z jakich środków został sfinansowany zakup.

Podsumowując, prawidłowe rozliczenie projektu powinno być zgodne z zapisami w umowie dotacyjnej i załącznikami do niej (np. rozliczenie przychodów, kosztów i wydatków).