Pytanie

Po zastosowaniu konta „Rozliczenie kasowe dotacji podmiotowej” powstaje problem z podziałem środków na poszczególne grupy w celu rozliczenia się z organizatorem. Rozbudowanie analityki tego konta (zużycie energii i materiałów, usługi obce itp.) będzie rozwiązaniem tego problemu.
Problem zaczyna się jednak przy pobraniu gotówki z konta bankowego w celu uzupełnienia pogotowia kasowego, a później przy wypłacie z kasy zaliczek dla pracowników. Jak zaksięgować rozliczenie kasowe dotacji?

Zasady i sposób ewidencji rozliczenia kasowego dotacji każda instytucja kultury ustala samodzielnie. Jeśli instytucja wykorzystuje do tego celu konto pozabilansowe „Rozliczenie kasowe dotacji”, to zapisy dotyczące wydatkowania środków pieniężnych ujmuje na nim w momencie dokonania zapłaty, czyli faktycznego wydatku.

Wyjaśnienie

Pobranie gotówki z banku do kasy nie jest wydatkiem, a zatem w tym przypadku na koncie „Rozliczenie kasowe dotacji” nie dokonuje się zapisu. Na tym koncie ujmuje się zapis, gdy za przedstawioną fakturę lub rachunek:

  • kasjer zapłaci gotówką,
  • pracownik — z pobranej zaliczki — w momencie:
    • jej rozliczenia lub
    • przyjęcia materiałów lub towarów do magazynu albo zaliczenia ich bezpośrednio w koszty.

Warto zwrócić uwagę, że zapisy danej operacji gospodarczej w księgach rachunkowych muszą być zgodne z ich treścią ekonomiczną wynikającą z dowodu księgowego (art. 20 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).
Dlatego też faktury zakupu, także te opłacone gotówką (z pobranej zaliczki) przez pracownika, powinny być ewidencjonowane za pomocą konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, co umożliwia kontrolę stanu rozrachunków.

Ewidencja zaliczki na zakupy oraz ich kasowe rozliczenie można w księgach rachunkowych ująć następująco:

  1. Pobranie gotówki z banku do kasy:
    • Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
    • Ma 130 „Rachunek bieżący”.
  2. Wpłata gotówki do kasy:
    • Wn 101 „Kasa”,
    • Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.
  3. Wypłata zaliczki pracownikowi:
    • Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: Imienne konto pracownika),
    • Ma 101 „Kasa”.
  4. Faktura zakupu opłacona gotówką przedłożona przez pracownika do rozliczenia
      1) zakup odnoszony bezpośrednio w koszty:

    • Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”,
    • Wn 221 „VAT naliczony”,
    • Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”; równolegle:
    • Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
    • Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: Imienne konto pracownika),
    • Wn 988 „Rozliczenie kasowe dotacji podmiotowej”;
      2) zakup materiałów przyjmowanych na magazyn:

    • Wn 310 „Materiały”,
    • Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”; równolegle:
    • Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
    • Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: Imienne konto pracownika),
    • Wn 988 „Rozliczenie kasowe dotacji podmiotowej”.
  5. Rozliczenie zaliczki przez pracownika w przypadku wpłaty do kasy niewykorzystanej zaliczki:
    • Wn 100 „Kasa”,
    • Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (analitycznie: Imienne konto pracownika).

Do konta „Rozliczenie kasowe dotacji podmiotowej” można stosować analitykę — tak jak zaproponowano w pytaniu — będzie to na pewno wygodniejsze i mniej pracochłonne niż stosowanie wielu kont pozabilansowych.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330)