Pytanie

Zatrudniony 1 stycznia 2005 r. pracownik 31 grudnia 2024 r. nabywa prawo do nagrody jubileuszowej. Wypłaca się ją zaraz po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
Czy to oznacza, że nagrodę należy wypłacić w styczniu kolejnego roku, a jeżeli tak, to w którym roku zaksięgować ją w koszty?

Tak, nagroda jubileuszowa powinna być wypłacona pracownikowi instytucji kultury już na początku 2025 r.

Wyjaśnienie

Jeżeli pracownik nie ma stażu pracy poza daną instytucją kultury, to 31 grudnia 2024 r. będzie ostatnim dniem podlegającym wliczeniu do stażu pracy, z którego będzie wynikać, że pracownikowi na podstawie art. 31b ust. 3 pkt 1 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) przysługuje nagroda jubileuszowa po 20 latach pracy w wysokości 75% wynagrodzenia miesięcznego.

Wyjątkiem jest sytuacja gdy w obowiązującym w instytucji układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania wysokość nagrody jubileuszowej określono korzystniej (art. 31d ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej).

Pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w określonej wysokości w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody, a nagrodę tę wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do niej (§ 5 ust. 4 i 10 Rozporządzenia MKiDN z 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury).

Oznacza to, że wypłata nagrody jubileuszowej powinna nastąpić po ostatnim dniu zaliczanym do odpowiedniego stażu pracy, czyli w sytuacji wskazanej w pytaniu: 1 stycznia 2025 r. Biorąc jednak pod uwagę, że instytucja kultury może tego dnia nie pracować, to w związku z tym nagrodę jubileuszową można wypłacić pracownikowi 2 stycznia 2025 r.

Jeżeli nagroda jubileuszowa zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) w styczniu 2025 r., to należy ją zaliczyć do kosztów w miesiącu, za który stała się należna.

Nagrody jubileuszowe mają charakter przychodu ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przypominam, że wynagrodzenia pracownicze stanowią koszty uzyskania przychodów (art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 Ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych):

  • w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy itp.,
  • z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników — w przypadku uchybienia wyżej wymienionemu terminowi wypłaty wynagrodzenia.

Również dla celów bilansowych naliczenie i wypłatę nagrody jubileuszowej można ująć w styczniu 2025 r. zapisami:

  1. Lista płac — nagroda jubileuszowa:
    • Wn 404 „Wynagrodzenia”,
    • Ma 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
  2. Podatek dochodowy od osób fizycznych od przysługującej nagrody jubileuszowej:
    • Wn 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
    • Ma 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: „Rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych”).
  3. Wypłata nagrody jubileuszowej:
    • Wn 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.
  4. Zapłata podatku dochodowego od osób fizycznych naliczonego od nagrody jubileuszowej:
    • Wn 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: „Rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych”),
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 24 stycznia 2024 r. poz. 87)
  • Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 29 grudnia 2023 r. poz. 2805; ost. zm. Dz.U. z 28 października 2024 r. poz. 1585)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz.U. z 4 listopada 2015 r. poz. 1798)