Choć sezon urlopowy jeszcze w pełni, warto już pomyśleć o organizacji pracy w instytucji we wrześniu. Może się bowiem okazać, że brakuje rąk do pracy. Wszystko przez obecne brzmienie art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp), zgodnie z którym urlopu zaległego niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kp, czyli w trakcie danego roku kalendarzowego, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nowy przepis obowiązuje od 1 stycznia 2012 r. i został wprowadzony przez art. 1 pkt 1 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców, dalej: ustawa nowelizująca kp. Pojawił się w związku z tym problem, czy nowy przepis dotyczy urlopu zaległego za 2011 r. czy dopiero za 2012 r. Ponieważ w ustawie nowelizującej kp nie przewidziano przepisów przejściowych — wymóg udzielenia urlopu zaległego do końca września niewątpliwie dotyczy urlopu zaległego za 2011 r. Takie stanowisko od początku prezentowało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Państwowa Inspekcja Pracy początkowo prezentowała odmienny pogląd, ale z czasem przychyliła się do opinii MPiPS.
Zatem należy przyjąć, że urlop zaległy za 2011 r. musi być wykorzystany najpóźniej do 30 września 2012 r.
Oznacza to, że 30 września 2012 r. w instytucji kultury nie może być żadnego pracownika z zaległym urlopem wypoczynkowym z 2011 r., ponieważ pracownicy:
Ponieważ w ustawie nowelizującej art. 168 kp nie było żadnych przepisów przejściowych, należy uznać, że obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września 2012 r. dotyczy również urlopów zaległych z lat wcześniejszych niż 2011 r., jeszcze nieprzedawnionych.
Zatem, jeśli w instytucji kultury są pracownicy, którzy mają zaległy urlop wypoczynkowy np. jeszcze z 2010 r. — należy udzielić go również najpóźniej do 30 września 2012 r.
Fakt, że w instytucji kultury są pracownicy z urlopami zaległymi jeszcze z 2009 czy 2010 r. jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 kp). Instytucja kultury może otrzymać z tego powodu mandat w wysokości do 2000 zł od inspektora Państwowej Inspekcji Pracy. Instytucja kultury, która uniknęła kontroli PIP i mandatu, powinna udzielić zaległych, nieprzedawnionych urlopów wypoczynkowych za lata wcześniejsze niż 2011 r. niezwłocznie, a gdy nie jest to możliwe — najpóźniej do 30 września 2012 r.
Z udzielaniem urlopów zaległych z lat poprzednich należy się spieszyć, bo mogą się one pracownikom przedawnić. Wynika to z art. 291 § 1 kp. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Zatem, termin na udzielenie urlopu wypoczynkowego (dzień, w którym roszczenie o urlop stało się wymagalne) za 2009 i 2010 r. przypadał — zgodnie z obowiązującym do końca 2011 r. brzmieniem art. 168 kp — odpowiednio: 31 marca 2010 r. i 31 marca 2011 r. Od tych dat należy więc liczyć upływ 3-letniego okresu przedawnienia. W sprawie urlopów zaległych wypowiedział się Sąd Najwyższy.
Z orzecznictwa
„Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne, przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy”.
Wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38, Monitor Prawniczy 2003/4/176
Przykład
Kadrowiec domu kultury zauważył, że jeden pracownik ma zaległe 2 dni urlopu wypoczynkowego jeszcze z 2010 r. Urlopu tego należało udzielić mu najpóźniej do 31 marca 2011 r. Co teraz trzeba zrobić?
Należy udzielić pracownikowi urlopu za 2010 r. jak najszybciej, np. w sierpniu tego roku, a jeśli nie będzie to możliwe, najpóźniej 30 września. Urlop ten, gdyby nie został udzielony, przedawni się pracownikowi 31 marca 2014 r.
Zarówno w poprzednim, jak i obecnym stanie prawnym obowiązuje zasada, że ostateczny termin udzielenia urlopu zaległego nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 kp, czyli urlopu na żądanie. Zazwyczaj więc przyjmuje się wykładnię:
Gdyby pracownik instytucji kultury miał zaległe z 2011 r. np. 6 dni urlopu wypoczynkowego i w ubiegłym roku 2 razy korzystał z urlopu na żądanie, to znaczy, że zgodnie z art. 168 kp pracownik ma do wykorzystania:
Tych 2 dni urlopu instytucja kultury powinna udzielić w porozumieniu z pracownikiem (w trybie art. 163 kp), bo nie jest to urlop na żądanie, tylko urlop, który w poprzednim roku mógł być — ale nie został — wykorzystany na żądanie. Omawiana zasada przekłada się też na upływ okresu przedawnienia urlopu.
Przykład
Pracownik instytucji kultury ma zaległy urlop za 2010 r. w wymiarze 6 dni. W 2010 r. 2 razy korzystał z urlopu na żądanie. Zatem 4 dni urlopu zaległego powinien wykorzystać najpóźniej do 31 marca 2011 r., a 2 dni — do 31 grudnia 2011 r. A kiedy powinien wykorzystać ten urlop w 2012 r.?
Jeżeli instytucja kultury będzie udzielała tego urlopu w 2012 r., to już w całości (6 dni) i najpóźniej do 30 września 2012 r. 4 dni urlopu za 2010 r. ulegną przedawnieniu 31 marca 2014 r., a 2 dni tego urlopu ulegną przedawnieniu 31 grudnia 2014 r.
Ponieważ urlop wypoczynkowy jest uprawnieniem pracownika, to zasadą jest, że nie można zmuszać go do wykorzystania urlopu w konkretnym terminie. Jednak zaległy urlop stanowi wyjątek.
Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Sąd nie wskazał jednak, na czym takie działanie pracodawcy miałoby polegać. Najczęściej więc przyjmuje się, że dyrektor instytucji kultury może zawiadomić imiennie pracowników, że mają urlop zaległy i do 30 września powinni o ten urlop wystąpić (np. poprzez złożenie wniosku), a jeśli tego nie zrobią:
Można też zobowiązać pracowników do zaznaczenia w planie urlopów daty odbioru urlopu zaległego (albo zadeklarowania daty odbioru urlopu zaległego w odrębnym oświadczeniu), a w razie postąpienia niezgodnie z deklaracją — nałożyć na pracownika karę porządkową, np. upomnienie.
Zmuszać pracowników do wykorzystania urlopu zaległego do 30 września — można tylko w odniesieniu do „zwykłego” urlopu zaległego. Do urlopu zaległego, który mógł być w poprzednim roku urlopem na żądanie, ale nie był — zmuszać nie należy, pracownik ma czas na jego wykorzystanie do końca roku.
Również PIP uważa, że zanim pracodawca wyśle pracownika na urlop zaległy bez jego zgody, powinien go co najmniej raz poinformować o konieczności skorzystania z urlopu zaległego w terminie i wezwać do złożenia wniosku czy wystąpienia o ten urlop w inny sposób przyjęty w danej instytucji kultury.