Pytanie

Instytucja kultury na spotkanie autorskie otrzymała od wydawnictwa 17 egzemplarzy książek na łączną kwotę 800 zł celem dalszej odsprzedaży. Czasem wydawnictwo wystawia od razu fakturę na książki, a czasem instytucja otrzymuje książki na podstawie zamówienia. Podczas spotkania sprzedano 7 egzemplarzy na kwotę 480 zł, a pozostałe egzemplarze odesłano, zgodnie z umową, do wydawnictwa. Od kwoty sprzedanych książek instytucji kultury należy się dodatkowo 15% prowizji — kwotę tę instytucja może odjąć od kwoty do zapłaty bądź też pozostawić sobie książki o takiej wartości.
Jak należy zaksięgować na kontach zakup, sprzedaż i zwrot książek?

Zamówienie nie jest dokumentem księgowym, a więc na jego podstawie nie ujmuje się zapisów w księgach rachunkowych.

Wyjaśnienie

W księgach rachunkowych instytucja kultury musi ująć wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości). Gdy instytucja kultury otrzyma książki od wydawnictwa, ale nie otrzyma jeszcze faktury, to ma do czynienia z tzw. dostawą niefakturowaną. Na wyodrębnienie dostaw niefakturowanych pozwala ewidencja na koncie 300 „Rozliczenie zakupu”. Natomiast w momencie zwrotu książek do wydawcy ten powinien wystawić fakturę korygującą. W opisanej sytuacji instytucja kultury może wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisy:

  1. Otrzymanie książek (towarów) — kwota 800 zł:
    • Wn 330 „Towary”,
    • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.
  2. Sprzedaż książek — kwota 480 zł:
    • Wn 100 „Kasa”,
    • Ma 730 „Przychody ze sprzedaży towarów”.
  3. Wydanie książek (jeśli nadal nie ma faktury) — kwota 480 zł:
    • Wn 731 „Wartość sprzedanych towarów”,
    • Ma 330 „Towary”.
  4. Faktura za otrzymane książki — kwota 800 zł:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
    • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.
  5. Zwrot niesprzedanych książek — kwota 800 zł – 480 zł = 320 zł:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
    • Ma 330 „Towary”.
  6. Faktura korygująca — kwota 320 zł:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
    • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.
  7. Zapłata pomniejszona o prowizję:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami o odbiorcami” — kwota 480 zł (wartość zwróconych książek),
    • Ma 760 „Pozostałe przychody” — kwota 480 zł × 15% = 72 zł (prowizja),
    • Ma 130 „Rachunek bankowy” — kwota 480 zł – 72 zł = 408 zł.

W przypadku, gdy instytucja kultury na kwotę prowizji zatrzyma książki o tej samej wartości, to może dokonać następujących księgowań:

  1. Otrzymanie książek (towarów) — kwota 800 zł:
    • Wn 330 „Towary”,
    • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.
  2. Sprzedaż książek — kwota 480 zł:
    • Wn 100 „Kasa”,
    • Ma 730 „Przychody ze sprzedaży towarów”.
  3. Wydanie książek (jeśli nadal nie ma faktury) — kwota 480 zł:
    • Wn 731 „Wartość sprzedanych towarów”,
    • Ma 330 „Towary”.
  4. Faktura za otrzymane książki — kwota 800 zł:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
    • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.
  5. Zwrot niesprzedanych książek pomniejszony o wartość egzemplarza, tj. o 72 zł, kwota 800 zł – 480 zł – 72 zł = 248 zł:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
    • Ma 330 „Towary”.
  6. Faktura korygująca — kwota 248 zł:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
    • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.
  7. Przyjęcie książek do ewidencji:
    • Wn 013 „Pozostałe środki trwałe”,
    • Ma 330 „Towary”.
  8. Zaliczenie otrzymanych książek do przychodów:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
    • Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
  9. Zapłata za książki — kwota 408 zł:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.

Przypominam, że sposób ewidencji księgowej na poszczególnych kontach instytucja kultury powinna opisać w swojej polityce rachunkowości w części dotyczącej planu kont (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 20 lutego 2018 r. poz. 395; ost. zm. Dz.U. z 30 listopada 2018 r. poz. 2244)