Pytanie

Instytucja kultury zakupiła z własnych środków kolekcję kart historycznych, które zostaną wprowadzone do ewidencji zbiorów bibliotecznych, jednak dopiero najwcześniej w miesiącu następnym (więc wtedy również będą przekazane do użytkowania). Na ten zakup instytucja otrzyma dotację celową w następnym miesiącu.
Jak zaksięgować taką operację?
Czy najpierw zaksięgować zakup na konto zbiorów bibliotecznych zakupionych ze środków własnych, a po otrzymaniu dotacji przeksięgować na konto zbiorów bibliotecznych zakupionych ze środków z dotacji celowej?
Czy umorzenie zaksięgować dopiero w momencie przekazania do użytkowania?

Refundacja powoduje tylko zmianę źródła finansowania.

Wyjaśnienie

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania (art. 32 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości).

Ponieważ, jak wynika z pytania, kolekcja kart jest niskocennym środkiem trwałym, to zostanie zamortyzowana jednorazowo (art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Amortyzacji jednorazowej można dokonać albo w miesiącu wprowadzenia do ewidencji albo w następnym — powinno to wynikać z polityki rachunkowości biblioteki. Zakup kart ze środków własnych oraz przyjęcie ich do ewidencji instytucja kultury wprowadzi do ksiąg rachunkowych zapisami:

  1. Faktura za zakup kart historycznych:
    • Wn 014 „Zbiory biblioteczne” — wartość netto,
    • Wn 221 „VAT naliczony” — jeśli VAT jest do odliczenia,
    • Ma 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” — wartość brutto.
  2. Zapłata za fakturę:
    • Wn 200 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.
  3. Amortyzacja jednorazowa:
    • Wn 400 „Amortyzacja”,
    • Ma 074 „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”.
  4. Wpływ refundacji zakupu kart historycznych:
    • Wn 130 „Rachunek bankowy”,
    • Ma 740 „Dotacje celowe”.

W przypadku, gdy biblioteka stosuje analitykę wyróżniającą zbiory biblioteczne zakupione ze środków własnych i z dotacji celowej, to po otrzymaniu refundacji powinna dokonać przeksięgowania zapisem:

  • Wn 014 „Zbiory biblioteczne” (analitycznie: „Zakup z dotacji celowej”),
  • Ma 014 „Zbiory biblioteczne” (analitycznie: „Zakup ze środków własnych”).

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 22 lutego 2019 r. poz. 351; ost. zm. Dz.U. z 31 marca 2020 r. poz. 568)