Pytanie dotyczy funkcjonowania instytucji kultury w czasie dłuższej nieobecności dyrektora w małej instytucji, gdzie nie ma zastępcy. W praktyce instytucji kultury można się spotkać z dwojakim rozwiązaniem takiej sytuacji:
Który z przedstawionych przypadków jest godny zastosowania i zgodny z przepisami? Czy zapisy dotyczące zastępowania dyrektora instytucji powinny znaleźć się w statucie czy w regulaminie organizacyjnym?
Nie ma podstaw prawnych, aby w czasie nieobecności dyrektora instytucji kultury organizator mógł wyznaczyć osobę pełniącą jego obowiązki. Natomiast drugie rozwiązanie jest możliwe do zastosowania. Zapisy dotyczące możliwości zastępowania dyrektora instytucji podczas jego nieobecności powinny znaleźć się nie w statucie, lecz w regulaminie organizacyjnym.
W art. 15 ust. 1 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) wyraźnie ustalono, że organizator ma jedynie kompetencje do powołania dyrektora, nie ma mowy o osobie pełniącej obowiązki. Należy pamiętać, że instytucja kultury nie jest jednostką organizacyjną gminy, ponieważ posiada osobowość prawną i w ustawie o działalności kulturalnej zapewniono jej samodzielność podejmowania decyzji finansowych oraz wyłączono odpowiedzialność organizatora za zobowiązania instytucji kultury.
Dlatego też do dyrektora instytucji kultury nie ma zastosowania przepis art. 33 ust. 5 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Przepis ten mówi o tym, że kierownik urzędu gminy (wójt) wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Zwracam też uwagę, że w tym samym czasie nie może istnieć stanowisko dyrektora i osoby pełniącej jego obowiązki.
Pracownik zastępujący dyrektora w instytucji kultury, w której nie przewidziano zastępcy dyrektora, nie może być w żaden sposób wskazany w statucie. Wynika to z tego, że statut instytucji kultury może przewidywać jedynie utworzenie stanowiska zastępcy dyrektora lub stanowisk zastępców dyrektora (art. 15 ust. 8 ustawy o działalności kulturalnej).
Jednak jeśli w statucie nie przewidziano stanowiska zastępcy dyrektora, to do ustalenia pracownika, który zastąpi dyrektora, podczas jego dłuższej nieobecności można wykorzystać regulamin organizacyjny (art. 13 ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej). Określa on organizację wewnętrzną instytucji kultury, nadaje go dyrektor instytucji, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców.
Nie można przy tym zapomnieć, że dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz, więc osoba zastępująca nie ma prawa np. nikogo zatrudnić ani zwolnić czy podpisywać umów np. o roboty budowlane (art. 17 ustawy o działalności kulturalnej).
Jednym z celów kontroli zarządczej jest zarządzanie ryzykiem (art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Natomiast w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych w standardzie 3 jest mowa o aktualnym zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla każdego pracownika. W standardzie 4 zaleca się natomiast delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze.
Zarządzając ryzykiem nieobecności dyrektora, można przyjąć opcję opisania tej sytuacji w regulaminie organizacyjnym. W takim przypadku regulamin będzie określał, który pracownik, zajmujący określone stanowisko w strukturze organizacyjnej, jest zobowiązany do działania w zastępstwie dyrektora z wyłączeniem m.in. podejmowania działań w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników. Takim pracownikiem może być instruktor, kustosz, czy inny pracownik (osoba zatrudniona na umowę o pracę).
Należy przy tym pamiętać, że główny księgowy nie może zastępować dyrektora instytucji kultury, ponieważ jego zakres odpowiedzialności i uprawnień określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Z przepisu tego wynika, że minimalny skład pracowniczy to 3 osoby: pracownik właściwy rzeczowo, główny księgowy i kierownik jednostki.
Główny księgowy nie jest uprawniony do dysponowania planem finansowym, a poza tym ma składać swój podpis obok pracownika właściwego rzeczowo, więc nie może zatwierdzać dowodów księgowych.