Pytanie

Dyrektor pełni funkcję od listopada 2016 r. Wraz z objęciem przez niego stanowiska nie przeprowadzono inwentaryzacji w celu ustalenia środków trwałych na moment przejęcia przez niego funkcji dyrektora. Podczas przygotowań do inwentaryzacji za 2018 r. ustalono, że są duże braki w środkach trwałych. Główny księgowy instytucji ustalił, że część środków trwałych, tj. drabinki gimnastyczne na jednej z sali, zostały rozebrane i spalone, jednak zarówno poprzednia księgowa, jak i dyrektor nie przeprowadzili likwidacji tego sprzętu.
Jak w takiej sytuacji ma postąpić obecny dyrektor?
Czy rozliczyć to jako niedobór i wskazać, że danego środka trwałego nie było na stanie w momencie przejęcia przez niego funkcji?

Żadne przepisy nie przewidują obowiązku sporządzenia inwentaryzacji przy zmianie osoby na stanowisku dyrektora instytucji kultury.

Wyjaśnienie

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Przy czym terminy i częstotliwość inwentaryzacji określa art. 28 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości. Za inwentaryzację odpowiedzialny jest kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości), czyli w przypadku instytucji kultury — jej dyrektor.

Inwentaryzacja składników majątku i źródeł ich pochodzenia sporządzona na określony dzień pozwala ustalić różnice wynikające z prowadzenia rzeczywistego stanu środków ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej i rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki majątku. Jeśli zatem poprzedni dyrektor nie był odpowiedzialny materialnie za dane środki trwałe, to nie było powodu dokonywania rozliczeń. Inwentaryzację zdawczo-odbiorczą, bo takiej dotyczy pytanie, zarządza się, jeśli następuje zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej.

W przypadku opisanym w pytaniu w trakcie inwentaryzacji powstaną niedobory, które trzeba rozliczyć. Przy rozebranych i spalonych drabinkach pomocne może być oświadczenie pracowników, ale nie jest ono konieczne. Natomiast warto ustalić, czy w ogóle ktoś był materialnie odpowiedzialny za niedobory. Poza tym proszę przeanalizować instrukcję inwentaryzacyjną instytucji kultury i w razie potrzeby wprowadzić w niej odpowiednie korekty.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 20 lutego 2018 r. poz. 395; ost. zm. Dz.U. z 30 listopada 2018 r. poz. 2244)