Pytanie

W związku z epidemią rodzice zrezygnowali z zajęć warsztatowych dla dzieci i proszą o zwrot wpłaconej kwoty.
W jaki sposób zaksięgować tę operację?

Uczestnik zajęć, który nie może z nich skorzystać, powinien otrzymać zwrot wpłaconej do instytucji kultury kwoty.

Wyjaśnienie

Instytucja kultury ma obowiązek wprowadzić w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Opłaty za udział w warsztatach, kółkach zainteresowań czy innych zajęciach zalicza się do sprzedaży usług kulturalnych i ewidencjonuje na koncie 700 „Przychody ze sprzedaży”.

W księgach rachunkowych wpływ środków za sprzedane usługi kulturalne:

  1. Sprzedaż usług kulturalnych — warsztaty:
    • Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami” (analitycznie: „Opłaty za warsztaty”),
    • Ma 700 „Przychody ze sprzedaży usług kulturalnych”.
  2. Wpływ opłaty za warsztaty:
    • Wn 130 „Rachunek bankowy” lub 100 „Kasa”,
    • Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami” (analitycznie: „Opłaty za warsztaty”).

Proszę pamiętać, że przedpłaty na poczet usług, których wykonanie nastąpi w przyszłych okresach sprawozdawczych (np. opłata za cały rok za udział w zajęciach), ewidencjonuje się za pomocą konta 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W takim przypadku przeksięgowanie przedpłat na konto sprzedaży następuje w miesiącu wykonania usługi.

Jeśli dziecko nie może uczestniczyć w zajęciach i instytucja kultury zwraca rodzicom wpłacone pieniądze, do ksiąg rachunkowych wprowadza zapis w zależności od tego, na jakim koncie została zaksięgowana wpłata za zajęcia:

  1. 700 „Przychody ze sprzedaży usług kulturalnych”:
    • Wn 765 „Pozostałe koszty operacyjne”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy” lub 100 „Kasa”;
  2. 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”:
    • Wn 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy” lub 100 „Kasa”.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 22 lutego 2019 r. poz. 351; ost. zm. Dz.U. z 31 marca 2020 r. poz. 568)