Pytanie

Gminna biblioteka publiczna otrzymała oprogramowanie Microsoft Office na płytach CD. Na to oprogramowanie wystawiony jest dokument WZ — „Wydanie towaru” w języku angielskim, nie jest natomiast podana wartość tej darowizny. W związku z tym mamy pytania:

  1. czy należy przetłumaczyć ten dokument;
  2. kiedy wprowadzić tę darowiznę do ksiąg rachunkowych i w jakiej wysokości? Oprogramowanie to będzie zainstalowane dopiero w 2013 r. i wówczas będzie zwiększona wartość komputera. Nie będziemy go traktować jako oddzielnej wartości niematerialnej i prawnej;
  3. czy jest możliwe ujęcie oprogramowania w księgach rachunkowych 2012 r. zapisem 080 „Środki trwałe w budowie” i 760 „Pozostałe przychody operacyjne” w wartości rynkowej, a następnie w 2013 r. po zainstalowaniu oprogramowania na kontach 011/080?

Programy komputerowe, także oprogramowanie Microsoft Office, są wartościami niematerialnymi i prawnymi i w żadnym przypadku nie zwiększają one wartości początkowej komputera.

Wyjaśnienie

Wyjątkiem jest program komputerowy (system operacyjny) zakupiony wraz z komputerem, bez którego komputer nie byłby zdatny do użytkowania, czyli nie spełniałby definicji środka trwałego (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości). Taki program zwiększa wartość początkową komputera jako środka trwałego i jego wartość księguje się na koncie 010 „Środki trwałe”.
Natomiast zakupione lub nieodpłatnie otrzymane, także w drodze darowizny, programy komputerowe, bez względu na ich wartość, ujmuje się na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”. W zależności od wartości, oprogramowania oraz zapisów w polityce rachunkowości biblioteki amortyzuje się je jednorazowo bądź w czasie.
Zaproponowane księgowania oprogramowania w 2012 i 2013 r. nie są prawidłowe. Proszę zwrócić uwagę, że rozliczenia międzyokresowe przychodów obejmują w szczególności środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł. Przepis ten stosuje się także do przyjętych nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, wartości niematerialnych i prawnych (art. 41 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Tak więc w momencie nieodpłatnego otrzymania oprogramowania przede wszystkim należy je wycenić, gdyż jedyny dokument (WZ), jaki posiada biblioteka, nie zawiera jego wartości. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Ceny rynkowe pakietu Microsoft Office są zależne przede wszystkim od tego, jakie programy on zawiera. Po wycenie pakietu do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić nieodpłatne otrzymanie oprogramowania następującym zapisem:

  • Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”,
  • Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Natomiast w momencie przyjęcia oprogramowania do użytkowania (czyli w następnym roku) trzeba dokonać odpisu amortyzacyjnego, wprowadzając do ksiąg rachunkowych następujący zapis:

  • Wn 400 „Amortyzacja”,
  • Ma 070 „Umorzenie”; równolegle:
  • Wn 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
  • Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Dowód księgowy sporządzony w języku obcym trzeba przetłumaczyć na język polski tylko na żądanie organów kontroli. W żadnym innym przypadku dokument nie wymaga tłumaczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 26 lipca 2012 r. poz. 855)